O que é e porque usar o Nextcloud Office

O Nextcloud Office é um poderoso pacote office colaborativo, desenvolvido em conjunto com a empresa Collabora Productivity. Os recursos oferecidos atendem a todas as demandas de usuários que fazem uso de softwares de escritório e colaboração, além de oferecerem integração total com as demais ferramentas Nextcloud.

O que é Nextcloud Office?

O software colaborativo em nuvem Nextcloud oferece, à empresas e usuários privados, soluções de auto-hospedagem e de computação em nuvem (cloud computing) flexíveis e seguras, sem que seja preciso se recorre a outras opções comerciais. Seu diferencial está no fato de que ele dispõe de elevados padrões de proteção de dados e de uma boa variedade de aplicativos Nextcloud. Entre eles estão o Nextcloud Talk e o Nextcloud Office, pacote de ferramentas de escritório que será apresentado por este artigo.

Apesar de desenvolvido em parceria com a Collabora Productivity, o Nextcloud Office é totalmente integrado ao ecossistema Nextcloud. Ele foi criado com o objetivo de atender a demandas por um ambiente de trabalho em equipe moderno e totalmente virtual, que priorize recursos on-line de edição, anexação e compartilhamento de documentos, de planilhas de cálculos e para a criação de apresentações de slides. A integração do Nextcloud Office com o ecossistema Nextcloud assegura que esse pacote office ofereça suporte a todas as demais ferramentas da empresa, aos navegadores mais populares e a diversos formatos de arquivos e de editores de texto. Ainda, o Nextcloud Office é um dos componentes do Nextcloud Hub, plataforma de colaboração integrada que inclui os principais aplicativos do Nextcloud, como o Groupware, o Files e o Talk.

Por que usar o Nextcloud Office?

O Nextcloud Office disponibiliza todos os principais recursos office aos seus usuários, com a vantagem de ser gratuito para uso particular. Para ser usado por empresas, contudo, o plano pago Nextcloud Enterprise deve ser adquirido. Ele oferece um desempenho mais estável e a possibilidade de escalabilidade. Ainda, o Nextcloud Office tem exatamente as mesmas funções que os pacotes office mais usados no mundo: o Microsoft 365, o Google Workspace e algumas alternativas ao Microsoft Office.

As funções mais importantes do Nextcloud Office incluem:

• A criação e a edição de documentos em tempo real (inclusive durante chamadas de vídeo e chats).
• A possibilidade de se adicionar comentários aos documentos.
• A inserção direta de imagens armazenadas na nuvem do Nextcloud.
• A colaboração e o compartilhamento de documentos pelo navegador e pelo app.
• A edição de documentos por meio de links internos e externos, possibilitando o acesso de usuários que não possuem conta no Nextcloud (com restrições).
• A criação de planilhas.
• A criação e a edição de apresentações, desenhos e notas.
• O acompanhamento do histórico de versões e das alterações realizadas.
• Recurso de navegação para a realização de pesquisas em documentos.
• Integração com o Microsoft Word.

Quais são os componentes do Nextcloud Office?

O Nextcloud Office foi desenvolvido para desempenhar todos os tipos de tarefas de escritório em ambientes de trabalho virtuais em nuvem. Assim, esse pacote office possibilita a criação, a edição e o compartilhamento de documentos com os demais membros de uma equipe, independentemente da localização dos usuários e dos dispositivos usados. Ele também permite que usuários editem documentos durante reuniões e sincroniza as alterações automaticamente. Ainda, com direitos de administrador, você consegue limitar a quantidade de pessoas que podem acessar um arquivo.

A seguir, detalharemos melhor esses e outros recursos do Nextcloud Office.

Nextcloud Write

Equivalente ao Microsoft Word, o Nextcloud Write é o coração do Nextcloud Office. A ferramenta permite criar, editar, compartilhar e salvar documentos de texto, que podem ser escritos em conjunto com outros usuários. A aplicação tem foco na colaboração, além de oferecer suporte ao Microsoft Word. O recurso de monitoramento de cursor em tempo real permite que você e os demais usuários acompanhem alterações feitas por terceiros em tempo real.

Nextcloud Spreadsheet

O Nextcloud Spreadsheet é o programa de planilhas digitais que se equivale ao Microsoft Excel. Ele disponibiliza um conjunto abrangente de funções, fórmulas e ferramentas que permitem a criação e a edição de planilhas, também de forma colaborativa. Ainda, essa solução garante o mais alto nível de proteção de dados: um poderoso controle de acesso, por exemplo, assegura que planilhas contendo dados confidenciais possam ser editadas somente por usuários autorizados. Por fim, o Nextcloud Spreadsheet pode ser integrado ao Microsoft Excel.

Nextcloud Present

O Nextcloud Present é o programa de apresentação de slides que se equivale ao Microsoft PowerPoint. Com ele, você pode criar desde slides simples a mais elaborados, fazendo uso de estilos, layouts e modelos pré-definidos ou personalizados. Sua interface intuitiva ajuda você a montar apresentações visualmente atrativas, profissionais e objetivas. Graças à sua compatibilidade com o Microsoft PowerPoint e ao fato de suportar os principais formatos de arquivos do gênero, o Nextcloud Present atende a todas as necessidades daqueles que buscam por um robusto software de apresentações.

Nextcloud Draw

O Nextcloud Draw é a ferramenta de desenhos e anotações do Nextcloud, que permite a criação de gráficos, tabelas, planos, esboços e diagramas, assim como o Microsoft Visio. Use os recursos colaborativos do Nextcloud Draw para desenvolver e colocar ideias em prática juntamente com a sua equipe, ou para apresentar planos à sua audiência. Essa solução pode ser integrada a conferências e reuniões virtuais.

Nextcloud Text

O Nextcloud Text é o editor de texto padrão do Nextcloud. Desenvolvida em Markdown, essa ferramenta disponibiliza recursos de tradução auto-hospedados e suporta diferentes formatos de rich text, incluindo headings, links, tabelas e destaques em negrito e itálico. Cores diferentes atribuídas a cada autor facilitam o entendimento de arquivos trabalhados por usuários distintos.

Vantagens do Nextcloud Office no ambiente Nextcloud

O Nextcloud Office integra-se perfeitamente ao ecossistema versátil e escalável dos aplicativos Nextcloud. Também por esse motivo, a solução se assemelha às plataformas de colaboração do Google e da Microsoft, que também integram suas diferentes aplicações aos ecossistemas próprios.

Por ser totalmente integrado às demais ferramentas Nextcloud, o Nextcloud Office ainda oferece os seguintes benefícios:

• Trabalho colaborativo flexível, por integrar recursos office a recursos de outros aplicativos Nexcloud, como do Talk, do Calendar, do Deck e do Notes.
• Recursos office especialmente desenvolvidos para a edição colaborativa de documentos, para trabalhos em equipe, para reuniões virtuais e videoconferências com compartilhamento de tela, para a adição de comentários, para acessar o histórico de versões, para monitorar o cursor em tempo real e para menções.
• Proteção contra acessos não autorizados que inclui gestão de direitos de acesso de pessoas e de grupos a pastas e a arquivos selecionados.
• Uso de clientes Nextcloud em desktops e em diversos tipos de dispositivos móveis.
• Gestão centralizada e facilitada de aplicativos, e sincronização e monitoramento de alterações em documentos.

Formatos de arquivos suportados pelo Nextcloud Office

O valor de um pacote office vai além do conjunto de recursos de colaboração, comunicação e edição de documentos que ele disponibiliza aos usuários. Boas ferramentas também devem oferecer suporte aos formatos de arquivos mais comuns, pois eles exercem um importante papel em soluções baseadas em nuvem com foco na produtividade. Somente quando é capaz de exibir e salvar arquivos em diferentes formatos, um bom pacote office promove a colaboração de fato, por ser compatível com os mais diversos sistemas em uso.

Nesse quesito, o Nextcloud Office também se iguala aos principais concorrentes. Em se tratando de compatibilidade, ele oferece suporte à abertura, à leitura e ao arquivamento de diversos formatos de arquivos, incluindo destes:

• De processamento de texto: DOCX, DOC, RTF, ODT
• De planilhas: XLS, XLSX, ODS
• De apresentações de slides: ODP, PPT, PPTX
• De desenhos: ODG
• Outros formatos suportados: Publisher, Import/View Visio

Vantagens do Nextcloud Office sobre os concorrentes

O Nextcloud Office tem a ambição de se estabelecer como uma alternativa equivalente ao Microsoft 365. Para alcançar esse objetivo, ele oferece poderosos recursos de auto-hospedagem e computação em nuvem, com o diferencial de adotar padrões de proteção de dados superiores aos da Microsoft. Principalmente por isso, muitas empresas optam pelo Nextcloud em detrimento de outras soluções comerciais. Sem contar que o Nextcloud Office tem funcionalidades em constante expansão, integração com os demais serviços Nextcloud, planos corporativos flexíveis e um plano completo, que é o caso do Nextcloud Hub.

O pacote office do Nextcloud é o carro chefe da empresa, por promover um ambiente de escritório virtual independente, baseado em nuvem. Entre as vantagens do Nextcloud Office com relação às alternativas ao Nextcloud, como Google Workspace e o Microsoft 365, estão:

Outra vantagem do Nextcloud Office diz respeito ao fato de que seus documentos podem ser pré-visualizados para impressão, graças ao recurso de renderização WYSIWYG — quem usa outras aplicações office pode se deparar com problemas inesperados, devido a configurações específicas de cada navegador.

Como instalar o Nextcloud Office

Você pode acessá-lo diretamente pelo site do Nextcloud Office. Lá, é possível optar pela versão de teste grátis por 60 minutos, pela versão grátis para uso particular ou por uma das versões pagas para empresas.

As opções de instalação são as seguintes:

Opção 1: Servidor Collabora Online

Como o Nextcloud Office foi desenvolvido em parceria com o Collabora, seus usuários precisam ter ou adquirir um servidor dedicado Collabora Online. Configurar este servidor e vinculá-lo ao Nextcloud Office requer algum conhecimento especializado sobre a instalação de pacotes Linux, Ubuntu ou Docker. Alternativamente, equipes pequenas ou usuários privados podem optar pelo CODE Server integrado, servidor que pode ser instalado diretamente no aplicativo Nextcloud e escolhido como back-end da aplicação office.

Depois de configurar o seu servidor Collabora Online, você terá de ativar o aplicativo Nextcloud Office no gerenciador de aplicativos e conectá-lo ao respectivo servidor pelas configurações.

Opção 2: Managed Nextcloud

Soluções gerenciadas de Managed Nextcloud disponibilizam a experiência Nextcloud completa aos seus usuários, incluindo o aplicativo Nextcloud Office. Com ela, você delega a instalação, a manutenção e as atualizações do Nextcloud ao provedor da sua escolha, e ainda conta com suporte 24 horas. Soluções gerenciadas também permitem que você aumente a capacidade do seu armazenamento em nuvem e adeque seu plano de assinatura à evolução das suas necessidades. Ao usufruir dos aplicativos Nextcloud, como do Groupware, do Talk e do Office, você obtém acesso a recursos essenciais de colaboração, que incluem o compartilhamento e a edição de documentos, a realização de conferências virtuais e a definição de projetos, grupos e reuniões — tudo isso com permissões individuais de acesso.

Vantagens do Managed Nextcloud com o Nextcloud Office

O Managed Nextcloud em conjunto com o Nextcloud Office é ideal para aquelas empresas que buscam por uma solução com proteção para dados em conformidade com o GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da Europa), que também disponibilize todas as principais funcionalidades office. Ao contratar uma solução gerenciada do Nextcloud, seus dados serão armazenados em servidores seguros, que cumprem com todos os requisitos do GDPR, impedindo acessos não autorizado de terceiros. Ainda, é o provedor que cuidará da administração, da manutenção e das atualizações de sistema, o que lhe fará economizar tempo e dinheiro. Além disso, direitos administrativos lhe permitirão escolher quem poderá acessar seus arquivos. Tudo isso para garantir sua soberania de dados.

Outra grande vantagem deste tipo de plano é que ele não somente se ocupa da manutenção do sistema do servidor, como também permite personalizações de acordo com as necessidades específicas de cada empresa, ou seja, um plano gerenciado permite que empresas ajustem a capacidade do armazenamento em nuvem e o número de usuários. A possibilidade garante a produtividade de todos os funcionários, ao oferecer recursos de gestão de arquivos simplificados e poder ter seu desempenho especificamente configurado, para que se alinhe aos atuais objetivos do negócio.

Breve história do Nextcloud Office

Em 2018, a empresa Nextcloud deu seu primeiro passo para oferecer uma ferramenta office padrão, ao adotar o OnlyOffice, solução de código aberto da Ascensio System SIA. Em janeiro de 2020, com o lançamento da plataforma de colaboração Nextcloud Hub, o Nextcloud integrou oficialmente o OnlyOffice às suas ferramentas de escritório. Mais tarde naquele mesmo ano, foi lançado, então, o Nextcloud Office, alternativa ainda mais poderosa ao OnlyOffice, desenvolvida em parceria com a empresa Collabora Productivity.

A vantagem do Nextcloud Office com relação ao OnlyOffice é que o novo pacote de ferramentas roda majoritariamente em servidores Nextcloud, para garantir o maior nível de proteção possível, ao manter controle sobre os dados privados e empresariais.