Como escrever uma resposta automática de aviso de ausência
IONOS editorial team
Ao sair de férias, tirar algum tipo de licença ou ficar doente, é interessante que você configure uma resposta automática de aviso de ausência no seu e-mail profissional. Assim, ao lhe enviarem e-mails, colegas e clientes serão informados sobre sua indisponibilidade e não ficarão esperando por uma resposta. Um bom aviso de ausência deve ser curto e transmitir informações importantes: o período no qual você estará ausente, quando seus contatos poderão contar com uma resposta, o motivo da ausência (opcionalmente) e, quem sabe, um toque pessoal. Também pode ser útil, ou até mesmo necessário, incluir o e-mail do colega que estiver substituindo você, para que questões urgentes continuem sendo resolvidas.
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As informações a serem incluídas em um aviso de ausência variam conforme o contexto. Enquanto algumas empresas esperam que esses avisos contenham formulações formais, em outras, é comum que os textos sejam mais informais e contenham até elementos pessoais. Em princípio, todo aviso de ausência é impessoal, simplesmente por se tratar de uma resposta automática. Mas, como sempre, isso depende de cada caso. O mais importante é que o texto não seja percebido como inadequado pelas pessoas que vão recebê-lo.
A importância de avisos de ausência na comunicação por e-mail é inquestionável. Você pode configurá-los utilizando a função de resposta automática de seu provedor ou programa de e-mail. Contudo, não se esqueça de desativar essa função assim que você voltar ao trabalho.
Antes de buscar inspiração em modelos e exemplos para escrever seu próprio aviso de ausência, conheça os elementos indispensáveis deste tipo de comunicação.
Como criar um aviso de ausência passo a passo
Assunto
No assunto, é comum escrever algo como “Aviso de ausência” (em inglês: Out of Office Message). Assim, todos ficam sabendo de pronto que você está indisponível, logo que recebem a resposta automática.
Saudação
Comece seu aviso de ausência com uma saudação. Você também pode agradecer a mensagem recebida, ou combinar os dois elementos.
Exemplos:
- Prezado(a) Senhor(a),
- Muito obrigado(a) por sua mensagem.
- Bom dia e obrigado pelo seu e-mail.
Disponibilidade
Na segunda linha de seu aviso de ausência, o ideal é escrever diretamente a informação mais importante: quando você estará novamente disponível. Opcionalmente, você pode incluir o motivo da sua ausência (em caso de ausência por tempo indeterminado, basta mencionar o motivo da ausência). A informação sobre quando você estará disponível novamente transmite uma impressão positiva em comparação com uma frase que informa somente sobre sua indisponibilidade.
Exemplos:
- No momento encontro-me de férias. Estarei novamente disponível em dd/mm/aaaa, a partir das hh:mm.
- Estarei de volta em dd/mm/aaaa, a partir das hh:mm.
Sem encaminhamento
Caso os e-mails recebidos não sejam encaminhados para outros colegas, também é importante mencionar isso no aviso de ausência. Dependendo de quem receberá sua resposta automática, você pode mencionar o motivo pelo qual o e-mail não será encaminhado ou incluir um pedido de desculpas por eventuais inconvenientes.
Exemplos:
- Seu e-mail não será encaminhado.
- Por questão de sigilo, seu e-mail não será encaminhado.
- Este e-mail não pode ser encaminhado. Agradeço a compreensão e peço desculpas por inconvenientes e atrasos.
Substituição
Se algum colega for substituir você, inclua o e-mail ou telefone dele no seu aviso de ausência. Um pedido para entrar em contato com seu substituto somente em casos de urgência pode ajudar a filtrar os assuntos importantes.
Exemplos:
- Entre em contato com nome do colega pelo e-mail colega@provedor.com.
- Para tratar de assuntos urgentes, entre em contato com nome do colega, pelo e-mail colega@provedor.com.
- Em casos urgentes, favor entrar em contato pelo telefone número de telefone.
Despedida
Você pode usar uma expressão de despedida simples. Entretanto, é comum omitir despedidas em avisos de ausência.
Exemplos:
- Respeitosamente,
- Atenciosamente,
- Obrigado(a),
Elementos e exemplos de avisos de ausência
| Saudação | Prezado(a) Senhor(a),
Muito obrigado(a) por sua mensagem. Bom dia e obrigado pelo seu e-mail. |
| Disponibilidade | No momento encontro-me de férias. Estarei novamente disponível em dd/mm/aaaa, a partir das hh:mm.
Estarei de volta em dd/mm/aaaa, a partir das hh:mm. |
| Encaminhamento | Seu e-mail não será encaminhado.
Por questão de sigilo, seu e-mail não será encaminhado. Este e-mail não pode ser encaminhado. Agradeço a compreensão e peço desculpas por inconvenientes e atrasos. |
| Orientação | Entre em contato com nome do colega pelo e-mail colega@provedor.com.
Para tratar de assuntos urgentes, entre em contato com nome do colega, pelo e-mail colega@exemplo.com. Em casos urgentes, favor entrar em contato pelo telefone XXXX-XXXX. |
| Despedida | Respeitosamente,
Atenciosamente, Obrigado(a), |
Um bom aviso de ausência também deve conter uma assinatura de e-mail.
Personalize seu aviso de ausência
Seu aviso de ausência não precisa ser tão formal como os exemplos acima. Em diversas profissões, você pode tratar clientes e colegas com um tom mais descontraído. Isso é válido, principalmente, se você só entra em contato com colegas e utiliza seu e-mail para comunicações internas. Mesmo com parceiros comerciais externos, uma resposta automática de aviso de ausência mais informal pode ser adequada. Saiba quais recursos você pode usar para personalizar seu aviso de ausência e o que deve ser evitado.
Avisos de ausência personalizados: O que é adequado?
As seguintes formulações servem como exemplos gerais. No fim, é você quem deve escolher a opção mais apropriada, baseando-se na empresa onde você trabalha. Lembre-se que seus superiores vão receber o mesmo aviso de ausência que seus colegas. Por isso, pense no tom que melhor se adequa a ambas as situações e às diferentes posições hierárquicas. Portanto, avalie se as dicas a seguir são adequadas para o seu contexto de trabalho.
| Formulação | Exemplo |
|---|---|
| Informal | Estou de férias!
Estarei de volta em dd/mm/aaaa, com energias renovadas! Conte comigo novamente a partir de dd/mm/aaaa. |
| Ocasiões especiais | Desejo a você um excelente fim de ano.
Vou fazer uma pausa no trabalho durante Natal e Ano Novo. Desejo boas festas a você e à sua família. |
| Humor entre colegas | Se eu não derreter de calor na praia, estarei de volta em dd/mm/aaaa.
Não usem minha caneca enquanto eu estiver ausente! |
Avisos de ausência personalizados: O que evitar?
Por serem utilizados no ambiente de trabalho, avisos de ausência são textos oficiais. Caso sejam mal formulados, eles podem transmitir uma má impressão e causar problemas. Saiba que erros você não pode cometer ao elaborar uma resposta automática.
| Formulação | Exemplo |
|---|---|
| Alívio ou insensibilidade | Finalmente chegaram minhas férias! Eu não aguentava mais!
Vou sumir por uns dias, trabalhem bastante enquanto eu fico de boa. |
| Indiferença ou grosseria | Estou de férias e não vou ler e-mails até dd/mm/aaaa.
Estarei fora do escritório até dd/mm/aaaa. Favor não me incomodar. |
| Conteúdos irrelevantes | Inserir imagens de lazer, como de uma praia.
Utilizar citações, como: “O que eu quero? Sossego!” (Tim Maia). Exagerar nos Emojis: Tudo de bom para vocês <3 e até mês que vem!!! :D ;* |
Modelos de aviso de ausência
Aviso de ausência generalizado e formal
Prezado(a) Senhor(a), No momento encontro-me de férias. Estarei novamente disponível em dd/mm/aaaa, a partir das hh:mm.Por questão de sigilo, seu e-mail não será encaminhado para meus colegas. Em caso de urgência, entre em contato com nome do colega, pelo e-mail colega@provedor.com. Atenciosamente, Assinatura
Aviso de ausência formal com orientação de substituto
Bom dia, Agradeço por sua mensagem. Estou de férias e não posso acessar meus e-mails no momento. A partir de dd/mm/aaaa estarei disponível novamente. Até lá, meu colega nome do colega assumirá minhas funções. Você pode entrar em contato com ele pelo e-mail colega@provedor.com ou pelo telefone número de telefone. Ele terá prazer em ajudar você. Obrigado pela compreensão, Assinatura
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Aviso de ausência informal direcionado a colegas
Caros(as) colegas, No momento estou de férias. Não se preocupem: a partir de dd/mm/aaaa voltarei às funções! Na minha ausência, nome do colega me substituirá. Para tratar de assuntos urgentes, entrem em contato com ele pelo e-mail colega@provedor.com. Fiquem bem! Vou trazer uma lembrança de local das férias para vocês! Até breve, Assinatura
Aviso de ausência informal direcionado a clientes
Caro(a) cliente, Muito obrigado(a) pela mensagem. Estou de férias e volto em dd/mm/aaaa. Durante este período estarei inacessível. O e-mail que você me enviou não será encaminhado automaticamente ao meu substituto, portanto, para tratar de assuntos urgentes, você deverá iniciar um novo contato. Meu colega nome do colega está disponível no e-mail colega@provedor.com. Ele ficará feliz em auxiliar você. Agradeço a compreensão. Até breve, Assinatura
Aviso de ausência formal em inglês
Thank you for your mail. I am currently on vacation, with no access to my e-mail account. I’ll be back at the office on dd/mm/aaaa, and will respond to you as soon as possible. In the meantime, you can direct your urgent messages towards my colleague nome do colega at colega@provedor.com. Please be aware that your mail will not be forwarded automatically. Thank you very much for your understanding. Best Wishes Assinatura
Aviso de ausência informal em inglês
Hello, Thanks for your message! I’m currently out of office and not back until dd/mm/aaaa. If it’s urgent, you can send nome do colega a mail at e-mail do colega. They will be happy to help. I can’t read mails on vacation, and your mail will not be forwarded – be warned! Anyway, I wish you all the best. I hope I don’t get lost in the desert and will return to you full of energy! Warm Regards Assinatura
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Riscos de avisos de ausência
Configurar um aviso de ausência é essencial nas comunicações corporativas e até mesmo obrigatório em algumas empresas. Mesmo assim, é preciso ter cuidado ao escolher as informações fornecidas para elaborar o texto de resposta automática.
Cibercriminosos e spammers podem utilizar informações contidas na sua resposta automática de aviso de ausência (como telefone, endereço e períodos de ausência, por exemplo) para, até mesmo, assaltar sua empresa ou residência. Além disso, ao receberem uma resposta automática, spammers, que enviam milhares de e-mails a endereços aleatórios, confirmam que o endereço testado realmente existe.