Como criar um e-mail com domínio próprio ajuda sua empresa

É inegável que um endereço de e-mail pessoal é uma das formas de contato on-line mais valiosas que existem. Mas muitos usuários não compreendem seu verdadeiro potencial e acabam não personalizando seu endereço de e-mail. A seguir, mostraremos quais são as vantagens de se ter um endereço de e-mail totalmente personalizado, por usar um domínio próprio.

Endereço de e-mail gratuito

Muitos provedores oferecem endereços de e-mail gratuitos. A grande desvantagem desse tipo de e-mail pessoal é que ele não transmite uma imagem tão profissional. Além disso, e-mails gratuitos podem ser classificados como spam, já que incluem o nome do próprio provedor. Por exemplo:

nome.sobrenome@provedor-de-email.com

Nesse tipo de e-mail, você só consegue personalizar a seção local do seu endereço eletrônico (a parte anterior ao símbolo “@”). No caso de um e-mail com domínio próprio, é possível criar um endereço inteiro exclusivo, como:

nome@sobrenome.com nome.sobrenome@empresa.com

O que você precisa saber sobre e-mail com domínio próprio

Se você quer descobrir como criar um e-mail com domínio próprio, saiba que é preciso escolher um top-level domain - TLD (domínio de nível superior) e um nome de domínio disponível dentro do namespace (espaço de nomes) desejado. Esteja ciente de que nomes de domínio com um TLD específico só são atribuídos uma vez, e que as extensões disponíveis dependem do provedor. Se o nome desejado já foi adquirido por alguém, procure um TLD diferente, até encontrar uma opção satisfatória. Vale a pena conhecer as novas extensões de domínio (nTLD), pois elas permitem que você seja mais específico sobre seu domínio e, em alguns casos, informe seu local de atuação:

reserva@nome-do-seu-hotel.hotel info@empresa.rio (extensão de domínio para sites com atuação no Rio de Janeiro)

A autoridade responsável pelo TLD decide como os nomes de domínio são formados e quais requisitos devem ser atendidos. Todos os top-level domains podem incluir letras (a-z), números (0-9) e hifens. Alguns TLDs permitem usar caracteres especiais. No entanto, o ideal é evitá-los, pois eles podem gerar problemas nos servidores e nos programas de e-mail.

Vantagens de um endereço de e-mail profissional

Ter um endereço de e-mail profissional em vez de um e-mail gratuito, oferecido por um provedor, traz muitas vantagens. Estes são os seis principais benefícios de se criar um e-mail com domínio próprio:

• Melhora a imagem profissional: Uma boa imagem é chave para uma carreira de sucesso, e isso também se aplica ao seu site. Endereços de e-mail gratuitos, com domínio do provedor, podem não combinar com uma imagem profissional e fazer com que você e o seu negócio não sejam levados tão a sério. Empresas e empreendedores de sucesso têm e-mails com domínio próprio. Os domínios mais eficientes são aqueles que focam na empresa ou na pessoa. Por exemplo:

colaborador@empresa.com info@empresa.com departamento@empresa.com vagas@empresa.com

• É mais claro: Provedores gratuitos oferecem endereços com o domínio deles. Isso dificulta a criação de um e-mail original e claro. Os endereços mais simples já estão todos ocupados, por isso, hoje em dia, os usuários são obrigados a criar combinações longas, com números e letras. Por exemplo:

joao.silva.vendas19@provedor-de-email-gratis.com

O problema dos endereços de e-mail longos é que eles são difíceis de digitar ou memorizar, além de não serem nada chamativos. Por sua vez, os endereços de e-mail personalizados com domínio próprio são mais curtos e fáceis de lembrar.

• Ele é de sua propriedade: Ter um e-mail com domínio próprio é sinônimo de independência dos provedores de e-mails gratuitos. Portanto, se necessário, você poderá migrar o domínio para um provedor diferente. Nos Estados Unidos, por exemplo, os nomes de domínio são considerados propriedade intelectual e estão protegidos por lei. O mesmo não se aplica aos usuários de serviços de e-mail gratuitos, que podem ser obrigados a trocar de e-mail se o provedor que eles usam passar por alguma mudança.

• Você não é bombardeado por anúncios: Contas de e-mail gratuitas costumam ser mantidas por meio da exibição de anúncios. Os usuários são bombardeados com publicidade em suas caixas de entrada ou viram alvos frequentes de spam. Ao adquirir um e-mail profissional com domínio próprio, você fica livre dos anúncios e o risco de ser vítima de spam diminui.

• É mais seguro: Provedores de e-mails gratuitos são alvos comuns de atividades de hacking e phishing, já que os criminosos virtuais usam esses e-mails para propagar malwares (como vírus ou cavalos de Troia). Embora esse risco também exista nos e-mails profissionais com domínio próprio, ele é muito menor.

• E-mails digitados errado também chegam: Se você possui um endereço de e-mail com domínio próprio, você tem a possibilidade de usar a função catch-all. Ela faz com que as mensagens sejam redirecionadas para o endereço correto, independentemente de o remetente ter cometido um erro de digitação antes do símbolo “@”. Esse recurso assegura que você não perca mensagens importantes.

Como criar um e-mail com domínio próprio

A atribuição de domínios ocorre de forma centralizada. Cada top-level domain é gerenciado por um Network Information Center (NIC) – no Brasil, Núcleo de Informação e Coordenação do .br (NIC .br). Um NIC também pode ser chamado de “registrador de nome de domínio”. Nic.br é o centro de informações sobre rede que atua como mediador entre clientes e agências administrativas no Brasil. Empresas privadas, como provedores de hospedagem, também oferecem o registro de domínios como um serviço adicional. Em alguns casos, elas combinam o registro com outros serviços, como hospedagem de e-mail.

Aprenda agora o passo a passo de como criar um endereço de e-mail profissional com domínio próprio:

Passo 1: Escolha o provedor

Os NICs trabalham com diversos provedores na internet. Em geral, um domínio pode ser registrado por qualquer provedor que ofereça esse tipo de serviço. Antes de escolher sua hospedagem de e-mail com domínio próprio, defina quantas caixas de entrada você precisa, qual deve ser a capacidade de armazenamento delas e quais métodos de transmissão, como POP3 ou IMAP, estarão disponíveis.

Passo 2: Verifique a disponibilidade do domínio do e-mail

Após encontrar a hospedagem de e-mail ideal, verifique a disponibilidade do domínio desejado. Registradores credenciados oferecem consultas gratuitas dos domínios em seus sites, para que você faça sua busca:

Em questão de segundos, o provedor acessará o respectivo responsável pelo registro do domínio desejado. Lembre-se que um e-mail consiste em um top-level domain e um nome de subdomínio (second-level domain).

Depois de inserir o domínio desejado na caixa de pesquisa, clique no botão “Check” para consultar sua disponibilidade. Se a combinação procurada já tiver um proprietário, a solicitação será rejeitada. Você receberá um aviso do registrador informando que o domínio desejado não está disponível:

Se o domínio desejado estiver indisponível, você poderá fazer uma nova consulta usando um nome de domínio diferente. Outra opção é verificar a disponibilidade de um second-level domain combinado a um top-level domain diferente. Neste exemplo, o second level domain é “example-company”. A ferramenta mostra quais extensões alternativas estão disponíveis, como .online e .info.

Passo 3: Registre seu endereço de e-mail com domínio próprio

Se você tirou a sorte grande e o domínio desejado está disponível, chegou a hora de registrá-lo. Todo o processo pode ser feito on-line. Uma boa estratégia para empresas e projetos on-line é registrar um second-level domain com várias extensões diferentes. Isso aumentará sua visibilidade na rede e protegerá seu nome contra práticas de domain grabbing e typosquatting.

Crie seu endereço de e-mail profissional com domínio próprio

Dependendo da hospedagem de e-mail escolhida, você terá a opção de criar vários endereços de e-mail diferentes. Algumas configurações de encaminhamento e mensagens de ausência, assim como opções de criptografia e filtros também poderão ser personalizadas. Muitas hospedagens de e-mail disponibilizam um painel de controle central para todas as contas de e-mail, possibilitando que você gerencie suas caixas de entrada com muita facilidade. Para adicionar uma nova caixa de entrada ao seu domínio de e-mail próprio, você só precisará definir o nome da seção local (a parte anterior ao símbolo “@”) e combiná-lo com a seção global (nome de domínio e extensão TLD). Por exemplo:

novo-endereco@seu-dominio.com

Se você tem vários domínios, escolha em qual deles o endereço de e-mail será criado.