E-mail de grupo: Por que e como criar?

Você não precisa ser expert em computação e nem gastar muito tempo criando e configurando endereços de e-mail exclusivos para membros de um grupo. Tudo o que você precisa para ter um e-mail de grupo é de adquirir um domínio próprio e cadastrar um endereço de e-mail para cada associado. Entre as vantagens de um e-mail de grupo estão uma maior organização da comunicação interna e externa, o fortalecimento do espírito de pertencimento e a consolidação da imagem do grupo perante a sociedade.

Razões para se criar um e-mail de grupo

Grupos com endereços de e-mail exclusivos formalizam tanto a comunicação interna quanto a externa, possibilitando que informativos, notícias, mudanças e eventos sejam transmitidos, reconhecidos e discutidos oficialmente, tanto por membros quanto pelos demais destinatários. Ainda, endereços de e-mail padronizados tornam a correspondência com terceiros, como com órgãos oficiais, apoiadores e interessados, bem mais clara. Em e-mails de grupo comuns, que abarcam a associação como um todo e não um membro especificamente, como grupo@provedor.com.br, muitas vezes importantes mensagens deixam de ser visualizadas pelo destinatário almejado (um membro específico do grupo).

Por esse motivo, criar e-mails de grupo personalizados para cada membro é muito mais eficiente e prático. Eles não demandam um servidor de e-mail próprio, mas somente um domínio de e-mail próprio, que você pode escolher e contratar com facilidade. Isso quer dizer que você não precisa de nenhum conhecimento técnico avançado e nem de habilidades de programação para aprender como criar um e-mail de grupo e se beneficiar de todas as vantagens de endereços oficiais e individualizados. Para começar, escolha um registrador de domínio e comece a pensar em ideias para o nome do e-mail da sua associação.

Vantagens de e-mails de grupo

Um endereço de e-mail especificamente criado para atender um agrupamento de pessoas tem a grande vantagem de ser confiável, além de prover maior proteção para os dados recebidos e armazenados, e colaborar positivamente com a imagem do grupo, melhorando sua comunicação. E-mails de grupo contribuem para o aperfeiçoamento de reputações, além de personalizarem o contato com os respectivos associados. Ainda, com o provedor certo, e-mails de grupo podem ser criados e configurados em pouco tempo e conhecimento, e com toda a segurança.

Em comparação com e-mails genéricos oferecidos por provedores gratuitos, e-mails específicos para grupos com domínio próprio oferecem os seguintes benefícios:

• Acesso independente da localidade e do dispositivo: Um endereço de e-mail de grupo com domínio próprio permite que você e os demais membros acessem as respectivas mensagens de qualquer dispositivo final e localidade, graças ao protocolo de comunicação IMAP.
• Totalmente livre de anúncios: Ao criar e-mails vinculados a um domínio próprio, você garante que estes não exibam anúncios de terceiros, como faz a maioria dos provedores de e-mail gratuitos do mercado Durante o processo, você também pode configurar filtros para publicidades confiáveis, se assim desejar.
• Proteção confiável contra spam, malware e phishing: Se você contratar um provedor de domínio sério, este se encarregará de proteger seus e-mails de grupo contra ameaças de spam, malware e phishing. Modernos recursos de segurança são adotados para verificar e combater possíveis ameaças e ataques cibernéticos em mensagens de e-mail, protegendo as caixas de entrada com as tecnologias mais modernas.
• Tratamento ético de e-mails: Se você preza pela segurança dos dados do seu grupo, também deve considerar configurar e-mails de grupo com domínio próprio. Um bom provedor de domínio armazena e-mails em conformidade com as leis de privacidade mais rígidas do mundo, mantendo os respectivos dados protegidos.
• Privacidade, confiabilidade e reconhecimento: Independentemente de você optar por criar uma única conta de e-mail geral para o seu grupo ou e-mails individuais para os associados, opte por endereços com domínio próprio, e não aqueles oferecidos por provedores gratuitos. E-mails personalizados são automaticamente compreendidos como mais sérios, seguros e confiáveis pelos destinatários.

Instruções: Como criar e-mail de grupo

Para criar e configurar e-mails para os membros do seu grupo, associação ou organização, você não gastará muito tempo e nem precisará de conhecimento especializado. Apesar de o processo variar de acordo com o provedor de domínio que você escolher, ele provavelmente consistirá nas seguintes etapas:

Encontrar um domínio para o grupo

Encontrar o domínio mais adequado para o seu grupo é particularmente importante, pois ele que nomeará os endereços de e-mail dos associados. Um bom provedor de domínio geralmente oferece os principais TLDs (domínios de nível superior) durante o processo de registro de domínio. Entre eles devem estar gTLDs (domínios de nível superior genéricos), como .com, .net,.edu, .blog e .web. O gTLD .org, comumente utilizado por grupos, associações, instituições e organizações sem fins lucrativos, também é uma das opções de extensão que você pode utilizar.

Use a sua criatividade e a dos demais membros do seu grupo para encontrar o nome de domínio perfeito, pois este fará parte dos endereços de e-mail personalizados. Interessantes opções de endereços de e-mail de grupo são nomedoassociado@grupo.com (como fulanodetal@grupo.com) e departamento@grupo.org (como tesouraria@grupo.org ou contato@grupo.net).

A extensão a ser registrada pelo seu grupo também pode conter um domínio nacional de nível superior (ccTLD). Ele indica, de imediato, a localidade de atuação do grupo, como .br (Brasil), .pt (Portugal) e .es (Espanha). Se o seu grupo tiver braços em outros países ou desejar expandir sua atuação, sugerimos que você dê uma olhada nesta lista completa de ccTLDs para ampliar suas possibilidades de TLDs.

Escolher o plano de e-mail mais adequado

Provedores de domínio que oferecem e-mails personalizados dispõem de diferentes tabelas de preços, que variam de acordo com os recursos disponíveis e com a quantidade de endereços a serem criados. Associações menores, por exemplo, precisam de menos caixas de entrada e de uma menor capacidade de armazenamento, diferentemente de organizações maiores ou com atuação internacional, com centenas de membros. O provedor de domínio que você escolher oferecerá planos de e-mail diferentes, que basicamente irão variar de acordo com o número de caixas de entrada e com a capacidade de armazenamento.

Criar os e-mails do grupo

Depois de registrar um domínio para o seu grupo e selecionar o plano de e-mail mais adequado, será hora de você criar os endereços de e-mail propriamente ditos, assim como as respectivas senhas. Crie vários e-mails para proporcionar a cada um dos membros do seu grupo um e-mail individual, com endereço e senha próprios. Nessa etapa, você também poderá definir outras configurações, como de encaminhamento de e-mail, de filtro de spam, e de listas brancas e negras.

Como criar e-mail de grupo com a IONOS

Os domínios oferecidos pela IONOS permitem que você configure endereços de e-mail personalizados para grupos e para membros individuais de um grupo, em poucos passos e de acordo com as suas necessidades. O processo não requer nenhum conhecimento técnico da sua parte e leva pouco tempo. Antes de começar, como já explicou o nosso tutorial, registre o domínio que o seu grupo utilizará e escolha o plano de e-mails mais adequado à demanda.

Abaixo, guiaremos você no passo a passo para configurar endereços de e-mail para grupos com a IONOS, provedor de domínio e e-mails que utilizaremos como exemplo:

Passo 1: Registrar o domínio

Como já dissemos, o primeiro passo para se criar um e-mail de grupo é adquirir um domínio próprio. Você pode obtê-lo dos mais diferentes provedores de domínio (registradores), entre eles a IONOS, que já oferece planos que incluem e-mails personalizados. Você pode verificar se o domínio que deseja está disponível com o verificador de domínios gratuito apresentado abaixo. Ele mostra se o domínio desejado está livre para ser registrado ou ocupado, além de apresentar alternativas disponíveis.

Passo 2: Selecionar o plano de e-mail

Depois de escolher e registrar um domínio, você terá de criar e configurar os respectivos endereços de e-mail, dentro do plano que escolher. Para isso, faça login na sua conta de cliente da IONOS com as suas credenciais. Em seguida, navegue até a categoria “Email” e escolha o produto de e-mail mais adequado, como “Mail Basic”.

Passo 3: Criar a primeira conta de e-mail

Em “Create email address”, selecione o tipo de contrato desejado e preencha os seguintes campos:

• Email: Aqui, você definirá a parte local do endereço de e-mail a ser criado, ou seja, a parte que aparecerá antes do símbolo @.
• @: Aqui, você deve inserir o domínio que pretende vincular ao endereço de e-mail.
• Password: Estabeleça uma senha forte para o endereço de e-mail criado, para garantir a segurança dos dados do seu grupo.

Em “Add forwarding target”, você tem a opção de configurar o encaminhamento das mensagens recebidas para até outros dez endereços de e-mail. Recursos adicionais pagos oferecerão funções complementares de segurança, como de armazenamento de e-mails e de proteção contra vírus. Ao finalizar as configurações, clique no botão “Save” para salvá-las.

Passo 4: Criar as outras contas de e-mail

Para criar endereços de e-mail para os demais membros do seu grupo, acesse a seção própria para a criação de e-mails adicionais. Caso você precise de mais de um domínio para o grupo, poderá adquirir este outro domínio a qualquer momento, também com a IONOS.