Como escrever um e-mail formal: Dicas e exemplos
IONOS editorial team
Mais de 300 bilhões de e-mails são escritos e enviados todos os dias no mundo, o que faz deste tipo de comunicação parte da vida cotidiana da maioria das pessoas. Principalmente em situações profissionais, e-mails mal escritos ou que não seguem um certo padrão podem pegar mal e não alcançar o objetivo almejado. Para evitar o cometimento de erros, aprenda, com o nosso tutorial, como escrever um e-mail formal.
Como escrever um e-mail da forma correta:
- Escolha um assunto que explicite o objetivo do e-mail
- Use a saudação adequada
- Comece seu texto com as informações mais importantes
- Seja objetivo no conteúdo e na estruturação
- Faça uso de listas e destaque palavras-chave
- Padronize seu e-mail com formatos e fontes
- Finalize com o encerramento adequado
- Assine e adicione anexos, se necessário
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Como escrever um e-mail formal de qualidade?
Ao escrever um e-mail formal, você transmite profissionalismo e respeito. Tente sempre adequar seu texto ao destinatário. Ainda, aposte em frases informativas e bem estruturadas. Deixe o intuito da comunicação sempre clara e ajude no entendimento da sua intenção. Edite seu texto para que ele fique o mais objetivo possível, mas mantenha sempre a educação. Assim, você otimizará seu próprio tempo e o do seu leitor.
Não economize na cortesia ao escrever um e-mail formal. Cumprimentar adequadamente, usar “por favor” e “obrigado”, e despedir-se educadamente são indispensáveis. Regras de etiqueta também se aplicam a e-mails e aumentam as chances de ele ser levado a sério e respondido em tempo hábil pelo destinatário.
Passo a passo para escrever um e-mail formal
Assim como cartas, e-mails formais também devem seguir um padrão, para que sejam adequadamente considerados pelo destinatário.
Passo 1: Assunto
Ao iniciar a escrita de um novo e-mail, você se depara com a caixa de assunto, muitas vezes ignorada. Ela serve para sinalizar o objetivo da mensagem logo de cara. Ao tomarem conhecimento do assunto, destinatários conseguem julgar, com mais rapidez, o imediatismo da comunicação e agir de acordo. O assunto de um e-mail também auxilia a organização e a classificação da caixa de entrada. Apresentamos, abaixo, interessantes exemplos de assuntos:
- Reunião para início do projeto: 24/03 - 10h
- Programação: Seminário de Direitos Trabalhistas
- Ata da Assembleia de 7 de novembro 2023
- Aviso TI: Manutenção de software
Esses exemplos explicitam imediatamente aos destinatários, o conteúdo da mensagem do e-mail, assim como sua (possível) urgência. Evite inserir frases imprecisas no assunto, que não abordem o tema principal da comunicação, ou que possam causar algum desconforto:
- Atenção! Urgente! — Faz mais sentido indicar o que é tão urgente do que utilizar palavras genéricas
- Pedido — Adiante o que será pedido no e-mail
- Mais algumas dúvidas sobre o que foi acordado na reunião da última sexta-feira — Escreva um assunto curto e objetivo
- RES: ENC: RES: ENC: RES: ENC: Almoço de domingo com Felipe e Cláudia — Elimine abreviações automáticas
- Isso não está certo! — Não adicione uma crítica ao assunto do e-mail
Em se tratando de e-mail marketing, muitas vezes muita energia é gasta na formulação do assunto perfeito. Utilize testes A/B e estatísticas para otimizar suas taxas de abertura de e-mails.
Passo 2: Saudação
Comece a escrever um e-mail formal pela saudação, acompanhada do vocativo. Apesar de curto e padronizado, muitos ainda se confundem na hora de elaborar o cumprimento adequado.
Formalidade da saudação
É preferível ser mais formal e educado que o necessário, do que o contrário. Utilizando a expressão clássica “Prezado Senhor…/Prezada Senhora…”, você nunca errará, principalmente se estiver se dirigindo a desconhecidos. Também pode ser interessante inserir título profissional em mensagens para doutores, advogados, médicos e outros: “Prezado Doutor…/ Prezada Doutora…”. Altos cargos exigem maiores formalidades. Nestes casos, opte por “Excelentíssimo Senhor…/Excelentíssima Senhora…”.
Contudo, caso você já conheça o destinatário e tenha certa intimidade, basta dirigir-se a ele pelo nome, ou nome e sobrenome, precedido de termos como “Olá” ou “Bom dia”.
Quem deve ser nomeado primeiro?
Se você estiver escrevendo um e-mail formal que será enviado a várias pessoas, o ideal é que todas elas sejam nomeadas. Termos genéricos, como “Prezados”, só devem ser usados caso você não tenha acesso aos nomes dos destinatários. Via de regra, comece por mencionar quem possui o cargo hierarquicamente mais elevado. Caso estejam todos no mesmo nível, liste os nomes por ordem alfabética.
Como saber o gênero do destinatário?
Se você só tiver acesso, por exemplo, ao sobrenome do destinatário, será difícil descobrir seu gênero. Caso tenha tempo, realize breve pesquisa, para escrever o e-mail utilizando o artigo correto — usar o artigo errado pode somar pontos negativos à sua comunicação. Sites, redes sociais e cadastros podem ajudar você a obter mais informações sobre o destinatário. Caso não seja possível identificar o gênero do leitor, aposte em “Prezado(a) Senhor(a)”.
Como pontuar a saudação?
Inicie a saudação com letra maiúscula e finalize-a com uma vírgula. Deixe uma linha em branco e, em seguida, comece o texto do e-mail utilizando letra maiúscula. Jamais finalize uma saudação com ponto final.
Passo 3: Introdução
Antes de tratar propriamente do tema do seu e-mail, inicie a comunicação com um “quebra-gelo”. Sua introdução deve ser concisa, para não desperdiçar seu tempo e o do leitor. Observe alguns exemplos de como iniciar um e-mail:
- Com enorme interesse, entro em contato para me candidatar à vaga de emprego anunciada.
- Espero que tenha aproveitado as suas férias.
- Obrigada por auxiliar-me nas dúvidas de ontem.
- Agradeço a pronta resposta!
- Sua palestra sobre como escrever um e-mail formal foi de grande ajuda.
Caso seja possível, personalize a comunicação introdutória, evitando frases genéricas, como “faz tempo que não chove”. Pergunte sobre como o destinatário passou as férias, se melhorou do problema de saúde ou faça algum agradecimento, para demonstrar interesse. Como mostra o primeiro exemplo, você também pode utilizar a introdução do seu texto para reforçar o motivo do contato (no nosso caso, candidatar-se a uma vaga de emprego).
Passo 4: Bloco de texto
Chegou a hora do nosso tutorial de como escrever um e-mail formal focar-se no principal: no conteúdo do e-mail, que, como todos os outros componentes, deve ser objetivo e bem estruturado. Tenha em mente que, acima de tudo, seu leitor deve ser capaz de entender o que você deseja transmitir, para responder ou agir de acordo. Siga estas regras para escrever um e-mail de qualidade:
- Frases curtas: Construa frases simples. Grandes orações, com vírgulas e voltas, podem atrapalhar o fluxo de leitura.
- Negrito e itálico: Utilize a seu favor recursos para destacar as informações mais importantes do seu texto. Contudo, não exagere nos destaques — um por parágrafo é suficiente.
- Parágrafos lógicos: Parágrafos estruturam o texto e devem ser divididos com clareza, de acordo com o contexto. Construa parágrafos que contenham de três a cinco frases.
- Listas: Construa listas para apresentar fatos ou dados com maior objetividade. Dados de um encontro, custos de um projeto, membros de um passeio etc., podem ser elencados em índice, para facilitar a leitura.
- Palavras simples: Muitas vezes a complexidade pode atrapalhar. Escreva com simplicidade, para que todos consigam entender o que você tem a dizer. Se forem imprescindíveis para a comunicação, faça uso de palavras elaboradas ou específicas, mas com parcimônia.
- Comunicação não violenta: E-mails formais devem ser sempre corteses. Especialmente ao tecer críticas, elabore-as de forma construtiva. Evite escrever frases imperativas ou negativas.
Não espere até a última hora para pensar na estruturação do seu e-mail. Antes de começar a escrevê-lo, esboce sua estrutura, combinando pontos principais numa ordem lógica.
Passo 5: Encerramento
Um e-mail formal deve ser encerrado de maneira apropriada, com uma conclusão. Use o parágrafo de encerramento para resumir o assunto tratado, chamar o destinatário à ação ou para deixar uma boa impressão:
- Fique à vontade para entrar em contato, a qualquer momento, em caso de dúvida.
- Agradeço pela atenção.
- Encontre mais informações no nosso site.
- Ficarei feliz com a sua resposta.
- Bom dia de trabalho e bom fim de semana.
Apesar de cortês, a frase “Desde já, agradeço pela resposta” pode causar incômodo quando utilizada em processos de recrutamento. Como remetente, você demonstra estar aguardando uma ação que pode pressionar negativamente o seu destinatário.
Passo 6: Fecho
A saudação final é tão importante quanto a saudação inicial em e-mails formais, pois expressa apreço pelo leitor. Faça uso dos bons modos, mas sem exageros. Em caso de dúvida, aposte no padrão: “Atenciosamente” ou “Respeitosamente”. Também é possível utilizar variações de fecho, para personalizar a comunicação:
- Com os melhores cumprimentos
- Cordialmente
- Saudações
- Até breve
- Grato/Grata
Apesar de ambas as formas serem aceitas na atualidade (com e sem vírgula), tradicionalmente adiciona-se essa pontuação ao fecho, separando-o da assinatura. Para não errar ao escrever e-mails formais, finalize o encerramento com o ponto final, pule uma linha, insira o fecho com vírgula, pule outra linha e parta para a assinatura, como mostra o exemplo abaixo:
Fique à vontade para entrar em contato, a qualquer momento, em caso de dúvida.
Cordialmente,
Fulano de Tal
Prefira não abreviar o fecho, como “Att.”, em e-mails formais. É importante se dar o trabalho de escrever a palavra por extenso, para um ar mais atencioso.
Passo 7: Assinatura
A assinatura é a última parte do seu e-mail. Além de apresentar seu nome, utilize este espaço para compartilhar informações de contato com o destinatário. Aprenda o que incluir e o que deixar em lado em assinaturas de e-mail pessoais e profissionais, no nosso artigo especializado.
P.S.: O post scriptum é um adendo que remonta o tempo das cartas escritas à mão, cuja edição era impossível. Como, antes de enviá-los, é possível editar e-mails tanto quanto necessário, dispense o uso do P.S. nesta e em outras comunicações digitais.
Passo 8: Anexos
Adicione um anexo ao seu e-mail somente se ele for realmente importante, para manter o e-mail o mais leve possível. Primeiramente, caixas de e-mail têm capacidade de armazenamento limitadas. Em segundo lugar, muitas pessoas costumam acessar o correio eletrônico somente pelo celular, que pode ficar mais lento ou gastar mais dados móveis que o desejado ao baixar anexos. Idealmente, limite anexos de e-mail a 5 MB. Caso não seja possível, ofereça um link de acesso ao conteúdo ou envie arquivos pesados somente mediante solicitação.
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Exemplo de como escrever um e-mail formal
Assunto: Convite para Workshop XXXX, 24/11/23
Prezado Doutor Fulano de Tal,
Primeiramente, gostaria de agradecer a agradável e informativa conversa que tivemos na semana passada.
Conforme discutido na ocasião, ofereceremos um workshop sobre o tema aos interessados. Por isso, é com enorme prazer que o convidamos oficialmente a participar do evento.
- Data: 24 de novembro de 2023
- Horário: 10h00 - 16h00
- Local: Sala de reuniões da empresa
Receberemos, no total,28 convidados. Umbrunchserá oferecido a todos, no momento do intervalo.
Caso tenha interesse em ser um de nossos palestrantes, peço que tenha a gentileza de entrar em contato o mais rapidamente possível, para que possamos inserir sua contribuição na programação.
Será um prazer tê-lo conosco novamente.
Até breve,
Sicrano de Tal
Coordenador de Recursos Humanos
Empresa S/A
Rua do Comércio, nº 123, Cidade das Flores – SP, CEP 77777-777
Telefone: (11) 99999-9111
E-mail: sicrano.rh@empresa.com.br
www.empresa.com.br
Quais são os acertos deste e-mail?
- A caixa de assunto é específica e objetiva.
- A saudação é apropriada e personalizada, por conter o título do remente.
- A introdução “quebra o gelo” ao relembrar pontos positivos de um encontro passado.
- O bloco de texto é composto de parágrafos concisos e os dados mais importantes são listados ou destacados.
- Uma chamada à ação foi inserida no encerramento.
- A saudação final é cortês e personalizada.
- A assinatura está completa e dispõe de variadas formas de contato.
- Não foi necessário inserir anexo.
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Certo e errado ao escrever um e-mail formal
| Errado | Certo |
|---|---|
| Erros de digitação causam má impressão, pois muitos podem pensar que você não deu tanta atenção à escrita da mensagem. | Releia seu e-mail e corrija possíveis erros antes de enviá-lo, para evitar constrangimentos. |
| Uma saudação inadequada, com nome, gênero ou título errado pode irritar seu leitor antes mesmo de ele chegar ao conteúdo de fato. | Cheque seu remetente para certificar-se de utilizar a saudação correta, o gênero e o título devido. |
| Na pressa, é possível esquecer o anexo mencionado no texto, o que obrigará você a enviar um outro e-mail em sequência. | Evite o constrangimento verificando a anexação de arquivos, se ela foi concluída com sucesso e se o documento anexado é o correto. |
| Se seu e-mail for baseado na emoção, podem surgir mal-entendidos na comunicação. | Escreva e-mails em tom neutro ou amigável em ocasiões formais ou profissionais, para que não haja espaço para interpretações. |
| Frases longas ou complexas demais podem causar confusão ou serem completamente ignoradas pelos leitores. | Seja prático e objetivo na comunicação por e-mail, e apresente informações importantes em destaque ou em listas. |
| Abreviaturas podem não ser compreendidas pelos leitores, obrigando-os a pesquisar pelos termos ou a ignorá-los, o que poderá comprometer a comunicação. | Se o foco da sua mensagem é o leitor, opte sempre por escrever todas as palavras por extenso. Elas sempre são compreendidas mais rapidamente. |
| Sarcasmos e ironias podem não ser tão bem compreendidos quando em contextos escritos. | Seja objetivo e escreva exatamente o que você quer dizer, para não ser mal interpretado. E-mails formais dispensam o uso de humor. |
| Emojis e emoticons ajudam a transmitir emoções, mas são pouco profissionais. | Crie uma atmosfera amigável com o uso de palavras respeitosas e demonstrando interesse pelo destinatário. |
| Quando um texto é mal formatado, a leitura se torna mais difícil. Estrutura confusa, parágrafos sem conexão ou quebras de linha repentinas podem irritar destinatários, principalmente em acessos pelo celular. | Organizar o texto de acordo com as ideias que ele transmite facilita a compreensão e a orientação dos leitores. |
| Ao entrar em contato com um e-mail grande demais, alguns destinatários chegam a esquecer-se do começo da mensagem, ao finalizá-la. Isso é, obviamente, um problema.Principalmente em situações de trabalho, ninguém tem tempo suficiente para ler grandes e-mails, a não ser que estes sejam extremamente necessários. | Mesmo ao tratar de questões complexas, tente reduzir seu texto ao máximo, transmitindo somente o essencial. Isso deixará o assunto muito mais claro. |
| Antes de enviar um e-mail, pense se ele é realmente necessário, pois quem o recebe tem de dedicar tempo à leitura. | Uma mensagem instantânea, uma ligação ou uma conversa cara a cara podem ser suficientes para esclarecer uma questão. |
| Cada cultura é diferente, portanto, palavras, traços e gestos culturais podem não ser bem recebidos. Talvez a amistosidade brasileira seja mal interpretada na Alemanha, país de indivíduos mais diretos. | Ao tratar com parceiros internacionais, atente-se a questões culturais e adeque sua mensagem de acordo, para que seu e-mail seja visto com profissionalismo. |
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