Assinatura de e-mail profissional

A assinatura de e-mail é parte essencial da comunicação empresarial. Incluir informações no final de uma mensagem facilita que o destinatário reconheça o remetente e estabeleça contato com ele. Em e-mails pessoais, você é completamente livre para escolher se quer incluir uma assinatura personalizada. Contudo, muitas empresas estabelecem a assinatura de e-mail profissional como obrigatória. Nestes casos, boas práticas devem ser observadas.

Que informações uma assinatura de e-mail deve conter?

Uma boa assinatura de e-mail deve apresentar todas as informações de contato importantes, ser concisa, simples e fácil de ler. Ela também deve refletir características do remetente (seriedade, criatividade, requinte, etc). Ao inserir a logomarca da empresa numa assinatura de e-mail, por exemplo, a identidade da marca é reforçada. As informações que você deve incluir em uma assinatura de e-mail variam conforme o contexto da comunicação pretendida.

Assinatura de e-mail pessoal

Assinaturas de e-mail são uma ótima forma de chamar a atenção dos destinatários para formas alternativas de contato ou para outros canais, como para sites ou redes sociais. As informações mais frequentemente incluídas em assinaturas de e-mail pessoal são:

• Nome e sobrenome
• Telefone de contato
• Endereço de e-mail
• URL do site
• Links de perfis em redes sociais

Algumas vezes, as pessoas adicionam outros elementos em suas assinaturas: despedidas padrão, citações, slogans ou imagens. Contudo, é preciso ter cuidado ao usar esses elementos. Afinal, nosso comportamento entre amigos e em família deve ser diferente do nosso comportamento em situações oficiais, como em candidaturas a vagas de emprego ou ao entrar em contato com instituições públicas.

Assinatura de e-mail profissional

Um e-mail corporativo é como uma carta oficial: ambos são documentos formais, utilizados para a comunicação entre empresas ou entre empresas e clientes. Portanto, recomendamos incluir na assinatura de e-mail as mesmas informações que você colocaria em uma carta oficial. Por exemplo, funcionários de empresas sempre devem incluir o cargo abaixo do nome, assim como informações de contato profissional, tais como:

• Nome, cargo e endereço de e-mail corporativo
• Nome e CNPJ da empresa
• Endereço da sede, telefone e fax

Além de aspectos formais, assinaturas de e-mail possibilitam a inclusão de conteúdos adicionais, como o slogan da empresa. Algumas vezes, é possível adicionar notas sobre ofertas e promoções. Porém, é importante lembrar que a função principal da assinatura de e-mail é facilitar o contato e dar credibilidade ao remetente, portanto, ela não deve conter propagandas em excesso. Outra possibilidade de aproveitar o espaço da assinatura de e-mail é incluir avisos sobre períodos de ausência, férias e contatos alternativos, em caso de substituição.

Um elemento de conteúdo cada vez mais comum nas mensagens comerciais é o disclaimer (isenção de responsabilidade), utilizado obrigatoriamente há muitos anos nos Estados Unidos. Apesar deste elemento não ser regulamentado no Brasil, pode ser útil incluir formulações padronizadas como:

Assim, o remetente do e-mail evita assumir responsabilidades, caso suas mensagens sejam utilizadas por terceiros para fins diversos.

Como uma assinatura de e-mail deve ser?

Uma assinatura de e-mail profissional deve ser organizada, fácil de ler e transmitir confiança. O exemplo a seguir mostra uma assinatura de e-mail que contém todas as informações recomendadas. Contudo, essas informações foram dispostas de uma forma que dificulta leitura e compreensão. Observe:

A assinatura acima pode ser otimizada com a inserção de linhas em branco. Além disso, separar informações com um traço vertical ajuda a organizá-las e facilita a leitura. Os programas de e-mail mais populares deixam espaço suficiente para esse tipo de assinatura, portanto vale a pena usar espaços em branco para organizar as informações de maneira clara. Seguindo essas recomendações de formatação, a assinatura do exemplo fica estruturada assim:

Usar destacadores como negrito, cores e tamanhos de fonte diferentes, também pode facilitar a leitura da assinatura de e-mail. O olho humano é sensível ao contraste e, ao usar elementos de formatação na medida certa, você destaca determinadas informações. Contudo, não exagere. Menos é mais! É importante criar assinaturas de e-mail em RTF ou HTML, pois outros formatos de texto correm o risco de serem exibidos incorretamente por determinados programas de e-mail. Por isso, ao criar uma assinatura, vale a pena testar se ela aparece formatada corretamente em diferentes aplicações.

Considere replicar a identidade visual da empresa para a qual trabalha na sua assinatura de e-mail profissional, usando cores e fontes adotadas por ela. De maneira geral, recomendamos o uso de cores sóbrias e, no máximo, dois tipos de fonte diferentes. Caso contrário, a assinatura pode ficar sobrecarregada. Na pior das hipóteses, uma assinatura de e-mail sobrecarregada passa uma impressão ruim. E-mails com assinaturas sobrecarregadas podem não ser levados a sério ou não ser considerados confiáveis. Veja, abaixo, um mau exemplo de assinatura de e-mail:

Elementos adicionais

Para reforçar a identidade visual de uma empresa, é possível inserir elementos gráficos nas assinaturas de e-mail, como uma logomarca. Além disso, ao incluir uma foto do remetente, os e-mails adquirem um caráter mais pessoal, além de transmitirem maior confiabilidade.

Mas tome cuidado: nem sempre elementos adicionais agradam os destinatários. Programas de e-mail também podem impor obstáculos: algumas imagens inseridas em HTML, por exemplo, podem ser exibidas incorretamente ou direcionadas à pasta de spam, o que prejudica a transmissão de informações importantes. Mesmo que as imagens sejam exibidas corretamente e a mensagem vá para a caixa de entrada, e-mails com imagens em HTML pesam mais e consomem mais memória, o que também pode aborrecer os destinatários.