Alternativas a Access: ¿existen aplicaciones gratuitas con un rendimiento similar?

La gestión de los datos constituye una parte importante de los negocios. Ya sea para el registro de clientes, para la agenda privada de direcciones, para la contabilidad o para el inventario de existencias, debido a la creciente digitalización cada vez es más importante clasificar y gestionar conjuntos de datos de la manera más rápida, flexible y clara posible. Esto se logra a través de los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD), con los que se pueden clasificar y mostrar datos relativos a características determinadas (por ejemplo, la clasificación del domicilio de los contactos en función del código postal o de las mercancías según el grupo de productos).

Uno de los SGBD más extendidos es Microsoft Access, también conocido como MS Access. El programa se utiliza tanto en pequeñas y medianas empresas como en el ámbito doméstico y se puede aplicar para el trabajo con conjuntos de datos abarcables. La ventaja frente a otros SGBD es que no se necesitan conocimientos sobre programación para utilizar Microsoft Access.

Sin embargo, además de MS Access también existen otros sistemas de gestión de bases de datos útiles con los que se puede trabajar de una manera similar, algunos de ellos compatibles con otros sistemas operativos como macOS o GNU/Linux; también existen algunas alternativas gratuitas a Microsoft Access. En la presente guía puedes familiarizarte con tres de las mejores alternativas a Microsoft Access, descargables de forma gratuita.

¿Cuál es el motivo para recurrir a una alternativa a Microsoft Access? La gran difusión del software indica que se trata de un SGBD avanzado. De hecho, MS Access tiene muchas ventajas y es apto tanto para principiantes como para personas con conocimientos avanzados en bases de datos. Sin embargo, solo está diseñado para Windows y no es gratuito.

El software es especialmente apto para los menos doctos en la gestión de bases de datos: para la creación de una base de datos sencilla no se necesita tener conocimientos de programación, ya que esto se logra de una manera relativamente fácil a través de la interfaz gráfica de usuario. Asimismo, los diferentes asistentes y plantillas (por ejemplo para la gestión de contactos, activos o tareas de proyecto) simplifican el trabajo. Asimismo, también es posible definir los campos de datos y, así, adaptar las características del modelo de datos a las necesidades individuales. Tanto los conjuntos de datos como las tablas se pueden elaborar, editar y combinar entre sí en MS Access. Si se quiere utilizar el programa para crear aplicaciones de mayor envergadura es inevitable, por el contrario, no recurrir a la programación con VBA (Visual Basic for Applications) —aunque el esfuerzo que requiere es menor que en el caso de otros sistemas de gestión de bases de datos. Con la utilización de macros se pueden automatizar diversas tareas con relativa facilidad, por lo que en este sentido se podría hablar de una programación “light”.

Esto no solo hace referencia a la creación y gestión de los datos, sino que su análisis también suele ser más sencillo que en el caso de otros programas. Con ayuda de diferentes funciones de asistencia, es muy fácil evaluar las bases de datos ya creadas, consultarlas en función de diferentes factores y crear informes.

Debido a que las bases de datos de MS Access pueden guardarse en un solo archivo, pueden compartirse fácilmente con otras personas o transmitirse a otros dispositivos. En caso de que se quieran utilizar las bases de datos en otro SGBD (o, en sentido contrario, se quieran abrir otros archivos de bases de datos en MS Access), se puede optar por la utilización de diversas interfaces. Además de otros formatos de archivos de MS Office como Excel, también es posible importar y exportar otros muchos formatos como, por ejemplo, bases de datos ODBC (MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, etc.), documentos HTML y XML o archivos dBase. En este sentido, se pueden desplazar sin complicaciones tablas y formularios de un programa a otro.

La sencillez del software también tiene su precio, y es que en comparación con los sistemas de bases de datos basados en el servidor, el sistema de Microsoft Access tiene un rendimiento menor: MS Access es apropiado para la realización de bases de datos de menor envergadura que no cuentan con cientos de miles de entradas (para ello se utiliza un SGBD basado en el servidor). El procesamiento de grandes cantidades de datos en MS Access requiere mucho tiempo, lo que se traduce en tiempos de carga elevados. Esto pone de relieve la otra cara de las bases de datos basadas en archivos: la consulta de la base de datos se realiza al archivo completo y cuanto mayor sea este, más tiempo conlleva. El programa presenta algunas limitaciones en lo relativo al tamaño de las bases de datos, donde el archivo puede tener un tamaño máximo 2 GB. Si no se almacenan archivos de gran tamaño, como imágenes, esta restricción no debería presentar en la práctica ningún problema. También la gama de funciones es, en comparación con un SGBD basado en el servidor, claramente menor. Del mismo modo, también surgen algunas deficiencias si lo utilizan varios usuarios en comparación con un SGBD basado en SQL: por un lado, el estándar SQL trabaja con un concepto de autorización bastante más diferenciado que el de MS Access y, por otro, el programa de Microsoft presenta algunos problemas de rendimiento si lo utilizan varias personas diferentes de manera simultánea. Ya el acceso simultáneo de cinco usuarios ralentiza claramente el funcionamiento del software y si el número se eleva a 10 el programa puede llegar a colapsarse. MS Access solo está disponible para los sistemas operativos de Windows y en el pasado fue una parte importante del paquete de Microsoft Office. Con la nueva versión en la nube de la suite ofimática, Access también ha pasado a formar parte de diversos paquetes de Microsoft 365 Asimismo, también se puede adquirir el programa de forma individual. Tienen suerte, en este caso, los usuarios que todavía siguen disfrutando de una versión clásica de MS Office en su equipo Windows y no de la versión en la nube de Microsoft 365: puesto que hace ya tiempo que Microsoft no ha llevado a cabo ninguna modificación remarcable en el programa, además de la versión actual de MS Access 2016, las versiones de 2010 y 2013 también están perfectamente indicadas para el trabajo habitual con bases de datos.

Sin duda, Microsoft Access no ofrece, como sistema de gestión de bases de datos de escritorio, las mismas posibilidades que tienen los sistemas basados en el servidor. A este respecto, MS Access no pretende ser competencia de dichos programas, por un lado porque un SGBD basado en el servidor presenta una magnitud propia diferente en el ámbito de los sistemas de gestión de bases de datos y está orientado a otro público objetivo (tanto el manejo como la instalación, incluida la del servidor asociado, requieren conocimientos sobre SQL); por el otro, porque con MS SQL Server, Microsoft ofrece un software independiente en este grupo de sistemas de gestión de bases de datos y MS Access se erige como posibilidad para los usuarios con menos conocimientos técnicos. 

Si se quieren encontrar verdaderas alternativas a MS Access, es necesario compararlo con otros sistemas de gestión de bases de datos de escritorio. Uno de los programas alternativos más utilizados es FileMaker, que funciona en Windows, macOS y iOS, y es de pago, por lo que no se cuenta entre las alternativas gratuitas a Access. Los programas que aparecen a continuación no solo se pueden utilizar de forma gratuita, sino que para ello no es necesario contar con conocimientos sobre SQL, lo que difiere, por el contrario, de los sistemas open source gratuitos como MySQL, MariaDB o PostgreSQL. Los tres sistemas de gestión de bases de datos que presentamos a continuación tienen en común, al igual que MS Access, que no están diseñados para trabajar con grandes cantidades de datos, ya que las bases de datos se guardan en un archivo único.

A manera de conclusión, se puede afirmar que en el ámbito de la gestión de las bases de datos hay una única alternativa a Microsoft Access que ofrece más o menos las mismas posibilidades que este: LibreOffice/OpenOffice Base. En Base se tienen que hacer frente a unas cuantas limitaciones en comparación con MS Access, sobre todo en lo relativo a las posibilidades de consulta de la base de datos y a la funcionalidad. En este sentido, MS Access se presenta como un software relativamente estable y eficaz en el que rara vez se producen caídas en el programa o es necesario llevar a cabo arreglos.

Glom y, en parte, Kexi siguen el mismo planteamiento del frontend de una base de datos que requiere la instalación de un sistema de bases de datos o la cooperación con él. Esto resulta significativo en el sentido de que se solucionan los problemas habituales de los clásicos sistemas de gestión de bases de datos y se proporciona una base de datos estable y multiusuario. No obstante, tanto la funcionalidad como las posibilidades de ambos sistemas de gestión de bases de datos tienen limitaciones, de modo que tanto un programa como el otro solo son aptos para unas pocas áreas de actividad.

La ventaja de MS Access frente a los sistemas gratuitos basados en archivos está relacionada, por ejemplo, con el largo período de desarrollo experimentado por el programa como parte de la suite de MS. Aun cuando en las últimas versiones se introdujeron muy pocas funciones nuevas, el software ha ido mejorando desde su aparición a principios de los 90 y corrigiendo errores. Por su parte, el programa FileMaker (de pago) es el único que ha experimentado un proceso de desarrollo más largo como sistema de gestión de bases de datos de escritorio. Si buscas un SGBD de escritorio completamente desarrollado y con una gran funcionalidad, es recomendable que no pierdas de vista a Microsoft Access (o a su competidor FileMaker, que está disponible para macOS).

Independientemente de tus necesidades y del sistema operativo, puede que los programas incluidos en este artículo sean lo que estás buscando. Base, de LibreOffice y OpenOffice, es la opción que ofrece una mayor funcionalidad entre las alternativas gratuitas a Access, seguida de Kexi. Por el contrario, Glom tiene el frontend más claro a causa de su diseño reducido y es la opción más fácil de usar. Sin embargo, el hecho de si hay más interfaces disponibles para otros sistemas de bases de datos o de si estos cuentan con la opción multiusuario puede ser decisivo para seleccionar un software u otro. En la siguiente tabla obtienes información sobre todas las características más importantes de estos tres sistemas de gestión de bases de datos.