Dropbox logs: resumen de todos los logs en Dropbox

En Dropbox puedes encontrar logs o registros de varios eventos y actividades. Entre los que se encuentran los ficheros log de eventos, actividades, dispositivos conectados, tipos de navegador y actividades de equipo. Los Dropbox logs recogen datos relevantes sobre las horas de acceso, los tipos de acceso, así como cambios y datos identificativos de usuarios, y demuestran ser especialmente prácticos desde el punto de vista organizativo y de la seguridad.

¿Qué son los Dropbox logs?

Dropbox es, junto con otras alternativas a Dropbox, como Google Drive y iCloud, uno de los proveedores más populares de almacenamiento en la nube y de hosting de archivos en todo el mundo. Dropbox ofrece a sus usuarios un almacenamiento en la nube de 2 GB en su pack gratuito. Además, es una alternativa práctica al servidor FTP, ya que permite enviar hasta 100 MB a través de Dropbox Transfer. Dropbox ofrece más funciones y un mayor almacenamiento en sus planes de pago.

La protección de datos, la seguridad en la nube y el control de acceso son aspectos importantes de los servicios en la nube, por ello, Dropbox ofrece informes automáticos en forma de ficheros log de Dropbox. Los ficheros log documentan los cambios efectuados en documentos, eventos relacionados con la seguridad, archivos recién subidos, dispositivos conectados y muchos más. Los usuarios individuales que utilizan Dropbox como backup para sus archivos pueden identificar accesos sospechosos con los logs. En cambio, para los usuarios que trabajan en equipo o utilizan los Dropbox logs a nivel profesional, sirven para organizar, supervisar, delegar y analizar las actividades de equipo.

Cómo encontrar los Dropbox logs

Dropbox crea varios ficheros log, también conocidos como archivos de registro, para tus actividades en Dropbox. A continuación, te explicamos cómo encontrar y abrir tus ficheros log. El procedimiento funciona de la misma forma tanto en tu ordenador como en el navegador de tu móvil.

Logs de eventos (Events)

Los ficheros log de eventos muestran una lista de todas las actividades relacionadas con la cuenta de Dropbox en cuestión. Puedes encontrar los ficheros log de eventos de la siguiente manera:

Paso 1. Abre el enlace dropbox.com/events y regístrate.

Paso 2. En el menú “Eventos” encontrarás una lista con todas las actividades. En la parte derecha de la pantalla podrás ver los campos del menú “Todos los eventos” y debajo un calendario con el que puedes buscar específicamente eventos en un periodo determinado.

Logs de actividades

La función log “actividad” proporciona un listado de todas las actividades relacionadas con los archivos, carpetas o proyectos almacenados en la cuenta de Dropbox. El listado incluye información y opciones para las siguientes actividades:

• Añadir
• Editar
• Aplazar
• Renombrar
• Restablecer (a la versión anterior)

Para acceder a las actividades, sigue los siguientes pasos:

Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox.

Paso 2. En la parte inferior derecha del menú de inicio, haz clic en “Actividad”.

Paso 3. A continuación, en el área detallada de “Actividad”, presiona en “Filtro” para obtener información sobre las actividades registradas. Puedes utilizar la función para carpetas o archivos y proyectos seleccionados.

Paso 4. Si has activado la opción “Mostrar información del visitante” para el archivo correspondiente, en la vista previa del archivo podrás ver qué usuarios con acceso de lectura o edición están viendo o han abierto un archivo compartido.

La información de actividad mostrada no hace referencia a los archivos de Dropbox descargados y editados externamente.

Logs de dispositivos conectados

Los logs de los dispositivos y navegadores conectados o con sesión iniciada se utilizan específicamente para garantizar la seguridad de la cuenta de Dropbox. Puedes utilizarlos para comprobar si solo aparecen los dispositivos que reconoces que tengan derecho de acceso. Los logs se encuentran en la sección “Seguridad” de la configuración de tu perfil. Se dividen en las siguientes categorías:

• Navegador web: información sobre el tipo de navegador, la dirección IP, el lugar y la hora de inicio de sesión
• Dispositivos/móviles vinculados a Paper: información sobre el nombre del dispositivo, la ubicación y la hora de inicio de sesión
• Contactos de dispositivos móviles: información sobre los contactos importados de los dispositivos móviles vinculados

Para acceder a la información, procede de la siguiente manera:

Paso 1. Accede a tu cuenta y haz clic en tu foto de perfil que está en la parte superior derecha. Aquí encontrarás la opción “Ajustes”.

Paso 2. A través del menú “Configuración”, abre la pestaña “Seguridad”.

Paso 3. Aquí encontrarás información sobre los navegadores web que han iniciado sesión, los dispositivos vinculados a la cuenta de Dropbox, los dispositivos vinculados a Paper y los contactos de dispositivos móviles importados.

Paso 4. Si aparecen dispositivos, navegadores o contactos desconocidos, verifica que no se hayan realizado cambios en los archivos.

Dropbox Business Logs en el panel de estadísticas

Si tienes una cuenta de Dropbox Business, puedes utilizar el panel de estadísticas de Dropbox Business, el cual te proporciona información útil y clara sobre las actividades recientes y anteriores del equipo, así como acceso directo a las funciones importantes para el administrador. Las funciones incluyen la búsqueda de miembros específicos, con su nombre y correo electrónico, el número de miembros actuales, las invitaciones, las licencias y los miembros agregados recientemente. También encontrarás un resumen del alcance de las actividades del equipo que incluye detalles sobre:

• Archivos y carpetas compartidas de los miembros en espera y agregados
• Archivos y carpetas compartidas de los miembros eliminados
• Carpetas activas y archivadas de los miembros del equipo

Accede al panel de análisis de la siguiente manera:

Paso 1. Inicia sesión como administrador en tu cuenta de Dropbox.

Paso 2. Ve a la opción “Consola de administración” en el menú de la izquierda.

Paso 3. En “Actividad” verás ahora información como:

• Miembros activos
• Espacio de almacenamiento
• Enlaces creados
• Carpetas compartidas activas
• Dispositivos activos
• Cifras relevantes

Además, dispones de las siguientes funciones en la consola de administración:

• Buscar miembros del equipo
• Ver las estadísticas del equipo
• Invitar a nuevos miembros
• Enviar recordatorios de invitaciones
• Añadir nuevas licencias
• Consultar datos de uso para un periodo específico
• Intensidad de las actividades del equipo
• Ver alertas de seguridad
• Ver el uso compartido externo

La información que se obtiene de la consola de administración incluye las actividades del equipo durante los últimos 28 días. Las actividades documentadas incluyen cada instancia en la que se ha añadido, editado, visto y compartido archivos. También puedes ver información sobre el espacio de almacenamiento utilizado y los enlaces y carpetas compartidos entre al menos dos miembros. Puedes realizar una búsqueda específica al filtrar la información por determinados criterios como periodos de tiempo, miembros, archivos o actividades. Para ello, ve a “Actividad” y clica en “Añadir actividad”.

Informes de actividad para administradores en Dropbox

Dropbox ofrece a los administradores la posibilidad de crear y exportar informes de actividad. Para ello, procede de la siguiente manera:

Paso 1. Inicia sesión como administrador en tu cuenta de Dropbox.

Paso 2. Abre el menú “Consola de administración” y haz clic en “Actividad”.

Paso 3. Filtra los datos que buscas de acuerdo con los criterios que establezcas.

Paso 4. Exporta el informe de los ficheros log con la opción “Crear informe”.

Los informes log se guardan localmente como archivos CSV. Los encontrarás en la carpeta “Informes para Dropbox Business”. En cuanto el informe esté disponible, recibirás una confirmación por correo electrónico. En función de los criterios de filtrado, el informe contiene información acerca de:

• Fecha y hora de las actividades
• Usuarios que han realizado una acción
• Detalles de la actividad registrada
• Ubicación geográfica y dirección IP del acceso
• Aplicaciones utilizadas y comentarios
• Logins y contraseñas utilizadas
• Solicitudes de archivos
• Grupos, miembros, carpetas de equipo, reglas de equipo y perfiles de equipo

Actividades compartidas de Dropbox Business para los archivos compartidos

Otra función log para los administradores incluye los logs de archivos compartidos. Puedes ver información sobre las actividades compartidas y sobre los archivos compartidos por los miembros dentro o fuera de tu organización. Para acceder a los logs, sigue los siguientes pasos:

Paso 1. Inicia sesión como administrador en Dropbox.

Paso 2. Ve a “Consola de administración”, abre el menú “Actividad” y selecciona el filtro “Compartir”.

Paso 3. Puedes ver las actividades recientemente compartidas por los miembros a través de la opción “Usuarios” en el menú de la izquierda y haciendo clic en un miembro específico de la lista.

Paso 4. Para ver todas las acciones relacionadas con un equipo, selecciona la opción “Crear informe completo”. En ella verás todas las acciones relacionadas con las actividades compartidas por determinados miembros.

Entre las actividades compartidas que registra Dropbox se encuentran las siguientes:

• Creación de carpetas compartidas
• Invitaciones a las carpetas
• Nuevos miembros añadidos a carpetas
• Miembros eliminados de una carpeta
• Cambios de roles de miembros
• Transferencias de titularidad de una carpeta
• Anulaciones del acceso a carpetas compartidas
• Cambios de permisos al compartir una carpeta
• Cambios de permisos generales al compartir carpetas
• Movimientos de una carpeta compartida de la empresa a una cuenta privada de Dropbox

En “Actividad” también encontrarás información detallada sobre las acciones relacionadas con los datos compartidos, los enlaces compartidos, las solicitudes de archivos y las acciones compartidas en Paper.