30 atajos de Excel que harán tu vida más fácil

Cada clic cuesta dinero: encontrar la función justa en el menú correcto con el puntero del ratón a veces requiere armarse de paciencia, por eso muchos usuarios recurren a los atajos de teclado. En Excel también pueden utilizarse combinaciones de teclas para funciones y acciones frecuentes con el fin de acelerar ciertos procesos. ¿Cuáles son las más prácticas? ¿Pueden crearse métodos abreviados de teclado desde cero?

Los comúnmente conocidos como atajos de teclado se usan en muchos programas y sistemas operativos para ejecutar algunas funciones más rápido y para utilizarlos suele ser necesario presionar dos o más teclas al mismo tiempo, si bien no exactamente a la vez. Basta con mantener la primera tecla presionada mientras se activan las demás. La función se ejecuta, entonces, cuando dejamos de pulsarlas.

Entre los métodos abreviados más conocidos se encuentran [Ctrl] + [C], [Ctrl] + [V] y [Ctrl] + [X], con los que respectivamente se copian, se pegan y se cortan textos o archivos en muchas aplicaciones, también en Excel. Pero dada su universalidad y la de otros atajos para ciertos caracteres, como la arroba (@), nos hemos decantado aquí por no presentarlos como atajos de teclado exclusivos de Excel. En su lugar conocerás cómo puedes acelerar tu trabajo con atajos de teclado especiales para el programa de hojas de cálculo. Junto a las combinaciones para Windows también enumeramos los atajos de Excel para Mac.

Las prioridades y los desafíos de los usuarios de las hojas de cálculo son diferentes, por eso es normal que no se pueda cumplir con todas las tareas regulares con los atajos predefinidos. Excel permite, por este motivo, crear métodos abreviados desde cero. Para ello se han de registrar macros, que permiten guardar una secuencia rutinaria de pasos, de tal forma que Excel puede ejecutarla de forma automática cada vez que se necesite. Lo más práctico es que se pueden asignar atajos de teclado a las macros para activarlas de forma casi inmediata.

Para crear un atajo de teclado en Excel selecciona antes que nada la herramienta “Grabar macro”, donde ya podremos dar un nombre a nuestra macro y asignarle un método abreviado de teclado. Debes procurar utilizar una combinación de teclas sin uso asignado en Excel, porque, de lo contrario, perderá su utilidad primigenia. Se recomienda, por eso, sumar la tecla “Shift” (Mayúscula) a las habituales combinaciones con la tecla de control y jugar con letras. También es posible elaborar una breve descripción para no olvidar su función en el futuro.

En este primer paso también se decide cómo guardar la macro. Si se escoge la opción “Este libro” o “Nuevo libro”, la macro –y también el atajo de teclado– solo puede utilizarse en un libro. Pero si el plan es utilizarla en general siempre que se utilice el programa, entonces selecciona “Libro de macros personal”.

Es posible que, una vez creada, se tenga que modificar la macro en un momento posterior. El número de celdas dentro de la función, por ejemplo, es siempre absoluto. Esto quiere decir que si añadimos otra fila, la macro no la tendrá en cuenta. Para evitarlo, selecciona la macro que quieras editar en “Mostrar macros” y pincha en “Editar”. Entonces se abrirá Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), en donde se accede al código fuente del miniprograma y pueden realizarse las modificaciones pertinentes. La función para seleccionar el campo se encuentra en “.SetRange”.