Archivo PST: descubre de qué se trata

Al tratar de conseguir más espacio de almacenamiento, los usuarios pueden encontrarse con archivos con extensiones extrañas y desconocidas. Resulta aún más irritante cuando los archivos no pueden abrirse simplemente haciendo doble clic porque están en un formato específico de un programa. En Outlook, el archivo PST es uno de estos archivos.

Un archivo PST normalmente solo puede abrirse con Outlook y representa una copia de seguridad de los datos del usuario de Outlook. Especialmente si no almacenas tus datos en el servidor de Outlook, sino de forma local en el ordenador, los archivos PST son un formato de archivo bastante importante que debes conocer.

PST es la abreviatura de Personal Storage. Un archivo PST es, por tanto, un contenedor de datos personales que debes imaginarte como una mezcla entre una caja fuerte y una carpeta de archivos. En el archivo PST, Outlook recoge los datos personales y sincronizados del usuario y los almacena como copia de seguridad en el ordenador. PST de Outlook es un formato de archivo propietario de Microsoft, es decir, tiene licencia de Microsoft y, por norma general, solo puede abrirse con Outlook y una cuenta de Outlook correspondiente.

El papel que desempeñan los archivos PST para los usuarios depende principalmente del tipo de cuenta de Outlook:

• Cuentas de Outlook con POP (también POP3): los correos se descargan directamente del servidor de correo y se guardan de manera local en el ordenador en formato PST.
• Cuentas de Outlook con IMAP, de Outlook 365, de Exchange o de Outlook.com: los “datos originales” permanecen en el servidor de correo, mientras que los archivos de datos offline de Outlook, los archivos OST, se almacenan temporalmente en el dispositivo.

La ventaja del formato PST es su capacidad de almacenamiento en comparación con el volumen de almacenamiento notablemente inferior de los buzones de correo. Desde Office 2010, los archivos PST cuentan con una capacidad de almacenamiento de 50 GB. Por tanto, el PST te permite:

• Usar un archivo PST local para archivar correos electrónicos con Outlook, distinguiendo, p. ej. entre el archivado de mensajes privados y el archivado de mensajes de empresa
• Guardar copias de seguridad de diferentes datos personales de usuario de forma local en el ordenador como backup de Outlook
• Exportar datos de tu cuenta de Outlook como archivo PST para liberar espacio de almacenamiento en el buzón

La gran ventaja de Outlook: sincroniza diferentes datos cotidianos o laborales y los combina en una sola interfaz. También crea vínculos entre áreas normalmente separadas, como buzones, calendarios y listas de contactos. Una pérdida de datos sería especialmente desagradable en este caso. Para proteger los datos sincronizados del usuario de errores de hardware o para facilitar la importación y exportación desde un ordenador a otro o una red a otra, Outlook crea copias de seguridad en formato PST.

Esto no solo facilita a Outlook y a sus usuarios el acceso a los datos, sino que también permite organizar el “espacio de almacenamiento personal”, separar los archivos PST en archivos privados y de trabajo, y aislarlos de las aplicaciones o alternativas a Outlook conectadas.

Los datos del usuario se archivan copiando los datos y sus estructuras de carpetas a archivos PST locales. En este proceso, puedes decidir si deseas mantener los datos archivados en el buzón o si prefieres eliminarlos automáticamente. Además, puedes especificar si deseas realizar el archivado de forma manual o de forma automática en intervalos definidos.

• Archivado automático: ve a “Archivo”, selecciona “Opciones” y luego “Avanzado”. En el cuadro de diálogo “Autoarchivar” puedes activar el archivado automático mediante “Ejecutar Autoarchivar cada x días/semanas/meses”. Tú decides cuándo eliminar los datos archivados del buzón y dónde almacenar los archivos PST. En “No archivar elementos en esta carpeta” puedes definir los archivos específicos que deseas archivar.
• Archivado manual: en lugar de archivar los datos automáticamente, también puedes copiarlos manualmente a un archivo PST. Para ello, accede a “Herramientas” en “Archivo” (para versiones anteriores: “Herramientas de limpieza”) y selecciona el comando “Limpiar elementos antiguos”. De esta forma, podrás configurar el archivado en función de la antigüedad de los archivos y seleccionar todas las carpetas o solo algunas.

El lugar donde se encuentra un archivo PST depende de tres factores:

• La versión de Outlook
• El tipo de cuenta de Outlook (POP o IMAP, Microsoft 365, Exchange o Outlook.com)
• Si la ubicación de almacenamiento es automática o definida por el usuario

Las siguientes ubicaciones de almacenamiento son posibles para un archivo PST:

• Windows 10: <Unidad>:\Usuarios\<nombre de usuario>\AppData\Local\Microsoft\Outlook o <Unidad>:\Usuarios\<nombre de usuario>\roaming\local\microsoft\outlook
• Versiones antiguas de Windows: <Unidad>:\Documentos y ajustes\<nombre de usuario>\ajustes locales\usuarios\AppData\microsoft\outlook

La ubicación de almacenamiento automático de los archivos PST de Outlook 2013 o 2016 suele ser la carpeta Documentos/Archivos de Outlook o Documentos/Archivos de archivos de Outlook. Los archivos de versiones antiguas o actualizadas de Outlook 2007 o anteriores se pueden encontrar en la carpeta oculta <unidad>:\Usuarios\<nombre de usuario>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Para localizar la totalidad de los archivos de copia de seguridad, debes mostrar las carpetas ocultas.

La forma más rápida de localizar archivos PST es directamente con Outlook. Para ello, ve a “Archivo”, selecciona “Configuración de la cuenta” y, de nuevo, “Configuración de la cuenta” y busca la ubicación del archivo de Outlook concreto haciendo clic en “Abrir ubicación de archivos”.