Microsoft Exchange Server: qué es y cómo funciona

El trabajo conjunto dentro de muchas empresas se apoya en soluciones de software colaborativo que permiten una gestión centralizada de correos electrónicos, citas, contactos y tareas. Entre estas soluciones se encuentra el servidor Exchange, puesto a disposición por Microsoft para los sistemas basados en Windows. Lanzado en dos ediciones diferenciadas por el espectro de funciones de que disponen, la instalación de Microsoft Exchange requiere adquirir una licencia que permita su uso como solución en la nube o como software on premises, esto es, que puede ser alojado en la infraestructura informática de la empresa. En este artículo ofrecemos una panorámica sobre las funcionalidades que ofrece Microsoft Exchange, destacamos algunas de sus características principales y te orientamos en la toma de decisiones respecto al modelo de uso más adecuado para tus necesidades.

El servidor Microsoft Exchange puede usarse como software as a service (SaaS) o como instalación con licencia en tu propio servidor.

• Instalación on premises: este modelo se refiere a la integración del software en la infraestructura informática de la empresa. Para hacerlo se requiere una licencia que autorice la instalación en el propio hardware y una licencia de acceso de cliente (Client Access Licenses, CAL). Esta licencia permite poner un dispositivo a disposición de varios usuarios, como también autorizar a un usuario específico acceder al servidor Exchange a través de varios dispositivos. Aquí hay que tener en cuenta que tal licencia de acceso de cliente (CAL) no incluye los derechos de uso para el software de cliente que sea necesario (Outlook, etc.).
   
• Exchange online: en el marco del servicio online de Microsoft 365, Microsoft también ofrece este software como solución en la nube. Esto significa que el servidor Exchange no se gestiona en los centros de datos de la empresa, sino que se aloja en la nube propiedad de Microsoft. Para poder usar sus funciones se necesita una suscripción de usuario (User Subscription License o USL), que autoriza utilizar al servidor Exchange como SaaS y permite, además, la gestión paralela en el centro de datos propio, dejando abierta así la posibilidad de un alojamiento híbrido.
   
• Servidor Exchange alojado: esta última opción requiere de un proveedor externo, que, por regla general, consiste en un proveedor de alojamiento web que cuenta con las licencias de Microsoft necesarias para la puesta en funcionamiento de Exchange. Esta opción permite a los usuarios finales disfrutar de las funciones del servidor Exchange con diferentes tarifas ajustadas a las necesidades.

Escoger el modelo más adecuado depende, en primera instancia, del tamaño de la empresa. Las soluciones en la nube están pensadas para empresas medianas que no suelen disponer ni de los medios ni del personal que garanticen la instalación y el mantenimiento de una infraestructura informática profesional. Tomar medidas fundamentales de protección de datos y llevar a cabo backups regulares de forma local requiere un gran esfuerzo. Estos procedimientos, en cambio, forman parte del estándar en los grandes centros de datos.

La externalización del alojamiento, por su parte, brinda la ventaja de que la potencia contratada se puede ajustar más fácilmente a la situación actual de la empresa. Esto significa que si, por ejemplo, la empresa crece de forma exponencial e inesperada, se pueden contratar más buzones de correo electrónico sin tener que invertir en hardware o en licencias nuevas.

El modelo on premises está más indicado para grandes empresas cuyo departamento informático dispone del presupuesto necesario para poder integrar una arquitectura Exchange segura en la propia infraestructura. En este modelo, la adquisición de una licencia de servidor proporciona la libertad de poder ajustar las funciones del servidor Exchange a los requerimientos de la empresa. Por último, y no menos importante, es que la empresa permanece en posesión de los datos que maneja, lo que sería muy diferente si el servidor Exchange se alojara en un servidor ajeno.

Si te decides por alquilar el servidor Exchange, es el proveedor quien se encarga del alojamiento, del mantenimiento del hardware y de las actualizaciones. Por tu parte, solo te tienes que preocupar de poner en funcionamiento el software cliente local (generalmente Microsoft Outlook). Integrada en el servidor Exchange, la aplicación web Outlook on the web permite acceder al programa de correo desde el navegador.

Si, por el contrario, te decides por configurar el exchange server tú mismo, debes contar con un claro aumento del esfuerzo administrativo para la empresa. Uno de los requisitos para la integración de Microsoft Exchange 2016 en el centro de datos de la empresa es contar con el sistema operativo Windows Server 2012 o Windows Server 2012 R2. La red debe permitir también el funcionamiento del servicio de archivo Active Directory, ya que Exchange lo necesita para almacenar y permitir el acceso a la información del directorio para Windows. Para Exchange 2019, sin embargo, se requiere Windows Server 2019 y, al menos, .NET Framework 4.7.2.

Algunas alternativas muy populares al servidor Exchange y con un espectro de funciones muy parecido, son Open-Xchange, IBM Notes, Zimbra, Zarafa y Scalix.

En octubre de 2018, Microsoft presentó la nueva versión de Exchange. La versión 2019 ha mejorado sobre todo en términos de seguridad y rendimiento. Ahora Exchange soporta, por ejemplo, Windows Server Core y la sencilla instalación del servidor ofrece a los atacantes menos oportunidades de actuar. Además, en este liviano entorno los administradores corren menos riesgo de cometer errores que los hackers podrían utilizar como puerta de enlace. La otra innovación importante en materia de seguridad es que, a partir de ahora, el acceso a la gestión de Exchange desde el exterior puede bloquearse directamente.

Microsoft ha mejorado el rendimiento, por ejemplo, con una más que notable optimización de las búsquedas, lo que conlleva una conmutación por error mucho más rápida. Además, Microsoft Exchange ahora también es compatible con el hardware moderno, pueden utilizarse 256 GB como RAM y 48 núcleos de procesador en paralelo.

También se han introducido nuevas funciones para los usuarios finales, aunque con algunas características útiles. Al mismo tiempo, se ha perdido una característica importante para algunas empresas:

El servidor Exchange está disponible en dos versiones, la Standard y la Enterprise, que dependen tanto de la licencia de servidor como de las licencias de acceso cliente (CAL). Mientras que las ediciones de la licencia de servidor se refieren a su escalabilidad, las ediciones de las CAL se diferencian en relación a sus prestaciones.

Con una licencia de acceso cliente se da permiso a un dispositivo específico o a un usuario individual. La adquisición de una licencia Enterprise presupone la posesión de la Standard.