Importar PST a Gmail: paso a paso

Cualquier persona para la que una importación manual sea un proceso demasiado detallado, que no esté lo suficientemente familiarizada con el enlace técnico de los diferentes clientes de correo electrónico o que (ya) no tenga Outlook, puede añadir fácilmente todos los ficheros de un archivo PST a Gmail. Todo lo que necesitas es una herramienta que el propio Google proporciona. Así que no tienes que depender de ningún software de terceros para la migración.

Con Google Workspace Migration para Outlook, puedes importar todos los archivos que necesites de un PST a Gmail en unos pocos pasos y puedes elegir entre todos los ficheros de un archivo o solo algunas partes del mismo, por ejemplo, solo los correos electrónicos.

Paso 1. Primero, descarga Google Workspace Migration. Al descargar, comprueba qué versión de Outlook utilizaste para guardar el archivo PST: hay una versión de 32 bits y otra de 64 bits. Google Workspace Migration debe coincidir con la versión de Outlook. Pero no te preocupes: si instalas la versión incorrecta, la primera vez que se ejecute el asistente de importación te notificará que puedes instalar la versión correcta posteriormente.

Paso 2. Cuando se descarga Workspace Migration, el siguiente paso es abrir la aplicación. Aquí, se introduce primero la dirección de correo electrónico de la cuenta de Google en la que se va a importar el archivo PST.

Paso 3. A continuación, se abre una nueva ventana en el navegador con el inicio de sesión de “Google Workspace Migration for Microsoft Outlook”. La cuenta correspondiente ya debería aparecer ahí. Si has seleccionado una dirección de correo electrónico incorrecta en el paso anterior, ahora puedes cambiar la dirección de la cuenta. Confirma el uso de la cuenta de Google pinchando en la cuenta correspondiente y continúa con el siguiente paso.

Paso 4. En el siguiente paso, Google te pregunta si estás de acuerdo con el uso y, por tanto, también permites, por ejemplo, que Google Workspace Migration for Microsoft Outlook reciba autorización para leer, escribir, enviar y, por último, eliminar los correos electrónicos de Gmail. Autorízalo pinchando en “Permitir”. Después, puedes elegir qué archivo importar.

Paso 5. Ahora, vuelve del navegador al asistente de importación. Selecciona en el menú “Desde archivo(s) PST...”. Se abrirá una ventana en la que puedes buscar y seleccionar la carpeta PST deseada. A continuación, el archivo seleccionado aparece bajo la selección de las dos opciones. Confirma pinchando en “Siguiente”.

Paso 6. Ahora tienes la opción de importar todos los archivos o, por ejemplo, solo los correos electrónicos o los contactos del PST a Gmail. Puedes cambiarlo marcando las casillas de verificación o eliminándolas. Cuando haya realizado la selección adecuada, confirma con “Migrar”. Comienza el proceso de transferencia. Luego verás el estado actual de la migración en una ventana de proceso.

Atención: dependiendo del tamaño del archivo, deberás dejar que este proceso se ejecute durante la noche para que tu bandeja de entrada de Gmail no se siga sincronizando constantemente y se cargue con datos adicionales mientras trabajas.

Paso 7. Una vez completada la migración, cambia a tu cuenta de Gmail en el navegador o en la aplicación de Gmail. Si la carpeta PST previamente seleccionada aparece en la lista, has conseguido importar con éxito un archivo PST a Gmail.

Durante el proceso, crea un enlace entre los dos programas de correo electrónico que permita el acceso al otro desde cualquiera de ellos. Al guardar un archivo PST de Outlook, primero puedes añadirlo a Outlook como un archivo completo y luego moverlo al área de Gmail dentro de Outlook. Puedes pensar en el proceso como la creación de una subcarpeta llamada Gmail en el directorio llamado Outlook, en la que luego arrastras y sueltas los datos como quieras. Así es como se inserta el PST deseado en Gmail. A continuación, explicamos cómo funciona exactamente paso a paso.

Paso 1. Abre tu cliente de Gmail y haz clic en la pequeña rueda dentada de la barra de herramientas de la derecha. Así se abren los ajustes rápidos, en los que ya puedes realizar pequeños cambios en tu cliente con unas pocas funciones. A continuación, selecciona la opción “Ver todos los ajustes”, que se indica directamente como primera opción del menú.

Paso 2. Al hacer clic se abre la configuración avanzada, donde puedes personalizar Gmail y realizar muchos ajustes diferentes. Como Outlook debe acceder a tu perfil de Gmail, primero debes autorizarlo. Para ello, selecciona la opción “Reenvío y correo POP/MAP”.

Paso 3. En la sección inferior “Acceso IMAP”, marca “Habilitar IMAP” y después pincha en “Guardar cambios”. Si vuelves a acceder a la configuración de reenvío, en IMAP puedes ver “Estado: IMAP está habilitado”, tal y como se muestra en la captura de pantalla.

Paso 4. Una vez que hayas preparado la cuenta de Gmail para reenviar a Outlook, necesitas conectar Outlook a Google. Cambia a Outlook y selecciona el primer punto en la barra de estado “Archivo”. Ahí tienes el botón “Agregar cuenta”.

Paso 5. Tras hacer clic, aparece una ventana en la que se introduce la dirección de correo electrónico perteneciente a la cuenta y se hace clic en “Conectar”. Escribe la contraseña de Gmail y haz clic de nuevo en “Conectar”. En la última ventana de diálogo, confirma el proceso. Esto completa la configuración y a partir de ahora Outlook y Gmail están conectados.

Esto significa que los correos electrónicos recibidos en Gmail ahora se muestran automáticamente en Outlook. Al mismo tiempo, ahora puedes mover los datos de Outlook al área de Gmail. Si luego abres la aplicación de Gmail en tu smartphone, por ejemplo, verás que los correos electrónicos o carpetas movidos aparecen en la aplicación de Gmail en el mismo lugar al que los has movido en Outlook. Este es exactamente el efecto que utilizamos para migrar PST a Gmail.

Paso 6. Para que la duplicación de los datos se lleve a cabo, primero hay que determinar qué debe guardar Outlook como archivo. Para hacerlo, crea un archivo PST. Ve a “Archivo” > “Abrir y exportar” > “Importar y exportar” para iniciar el asistente.

Paso 7. En el asistente, selecciona primero “Exportar a archivo” y después “Archivo de datos de Outlook (.pst)”. Confirma cada acción pinchando en “Siguiente >”.

Paso 8. Ahora, Outlook preguntará qué correos electrónicos, carpetas y otra información pasarán a formar parte del archivo PST y dónde almacenarlos. Cuando hayas seleccionado todas las opciones y hayas elegido una ubicación de almacenamiento adecuada, completa la exportación.

Paso 9. Para transferir los datos a Google, tomamos la carpeta que acabamos de guardar como archivo en Outlook mediante la importación de archivos. Para ello, vuelve al asistente tal y como acabamos de describir. Ahora, selecciona la opción “Importar de otro programa o archivo”. Lee el siguiente artículo para saber cómo puedes importar un archivo PST.

Paso 10. En el siguiente cuadro de diálogo vuelven a preguntar qué tipo de archivo importar. Aquí volverás a seleccionar “Archivo de datos de Outlook (.pst)”, así como la carpeta que has guardado.

Paso 11. Ahora viene el paso decisivo: en otro cuadro de diálogo puedes utilizar la flecha desplegable para seleccionar la cuenta de correo electrónico en la que quieres importar el archivo PST. Aquí optas por la cuenta de Gmail y confirmas la importación con “Finalizar”.

¡Lo has conseguido! En la sección Gmail de Outlook aparecerán los datos que almacenaste anteriormente en el archivo PST.

A través del enlace entre Gmail y Outlook, la carpeta PST recién importada se sincroniza automáticamente como una nueva carpeta en tu aplicación de Gmail o en el navegador y tendrás acceso directo a todo el contenido recién importado.