Convertir correos a PDF: en Outlook es muy sencillo

Para poder archivar los correos electrónicos importantes por separado, es aconsejable guardar estos correos como PDF. De este modo, exportas los mensajes de tu buzón y los conviertes en un documento para archivarlos en tu ordenador o en la red de la empresa. La forma exacta de guardar los correos como PDF depende de la versión de Microsoft Outlook que estés utilizando. En Outlook 365, por ejemplo, tienes que recurrir a una impresora.

En versiones anteriores de Outlook tampoco es posible guardar los correos directamente como PDF. Y lamentablemente en Outlook 2010 no se puede usar ninguna impresora. En su lugar, debes guardar el correo electrónico como un archivo HTML y luego convertirlo a formato PDF utilizando Microsoft Word.

1. Abre Outlook y selecciona el correo que deseas convertir a PDF.
2. A continuación, utiliza el ratón para volver a la barra de menú superior y haz clic en la pestaña “Archivo”.
3. En la siguiente pantalla, selecciona la opción de menú “Guardar como” ubicada en el lado izquierdo.
4. En la ventana de diálogo que se abre a continuación debes seleccionar la ubicación de almacenamiento en la que se guardará el archivo PDF. Aquí también puedes cambiar el nombre del archivo de salida.
5. En el campo inferior de la ventana encontrarás una línea llamada “Tipo”. Aquí, haz clic en la flecha que abre el menú desplegable, selecciona “HTML” y luego, haz clic en “Guardar”.
6. En el siguiente paso, ya no necesitas Outlook, sino que debes abrir Microsoft Word. Los elementos de navegación funcionan de forma muy similar en todos los programas de Office: haz clic en la pestaña “Archivo” y selecciona “Abrir”. A continuación, abre el archivo HTML que acabas de guardar en la ruta correspondiente.
7. Una vez abierto el archivo, haz clic de nuevo en la pestaña “Archivo” y selecciona “Guardar como”.
8. Navega hasta la carpeta en la que deseas almacenar el archivo PDF. Ahora, selecciona “PDF” en el menú desplegable de “Tipo”.
9. Tras hacer clic en “Guardar”, encontrarás el archivo PDF que acabas de crear en la ubicación de almacenamiento definida.

Si estás utilizando Outlook 2007, las dos formas anteriores de convertir correos electrónicos a PDF no funcionan. Sin embargo, también existe una opción para la versión más antigua de Office que permite exportar los correos electrónicos y guardarlos como documentos PDF en el disco duro.

1. Inicia Outlook y abre el correo que deseas convertir a PDF.
2. Haz clic con el ratón en la ventana del correo electrónico y pulsa la combinación de teclas Ctrl+A en tu teclado para seleccionar todo el texto del correo electrónico.
3. A continuación, acciona la combinación de teclas Ctrl+C en tu teclado para copiar el texto seleccionado.
4. Abre un nuevo documento en Microsoft Word.
5. En este documento, pulsa la combinación de teclas Ctrl+V en tu teclado para pegar el texto copiado.
6. En la esquina superior izquierda encontrarás el botón “Microsoft Office” de Word. Haz clic en él y desliza el ratón (no hagas clic) sobre “Guardar como”.
7. Haz clic en “PDF o XPS” en el menú que se abre. Atención: si la selección “PDF o XPS” no aparece en el menú, deberás descargar primero el complemento necesario para Office desde el sitio web de Microsoft.
8. Define el lugar de almacenamiento y el nombre del archivo. “PDF” ya está seleccionado en la línea “Tipo de archivo”.
9. Haz clic en “Publicar” para completar el proceso.

En los dispositivos de Apple, también tienes la opción de convertir los correos electrónicos recibidos en un archivo PDF al exportarlos. Una vez más, solo necesitarás ejecutar unos pasos.

1. Inicia Outlook y abre el correo electrónico que deseas convertir a PDF.
2. A continuación, haz clic en “Archivo” en la barra de menú superior y selecciona la opción “Imprimir”.
3. En la siguiente ventana, haz clic en el menú desplegable PDF y selecciona la entrada “Guardar como PDF”.
4. En la siguiente ventana, navega hasta la ubicación en tu disco duro donde desees almacenar el archivo. También debes indicar el nombre del archivo.
5. Haz clic en “Guardar” y el correo electrónico se convertirá en el archivo solicitado.
6. Encontrarás el archivo PDF en la ruta que hayas especificado en tu sistema o servidor.

En principio, también es posible convertir los correos a PDF con versiones antiguas de Outlook, pero, aunque las nuevas versiones tampoco contienen una función directa para la conversión, sigue siendo mejor utilizar una variante actual del cliente de correo electrónico. Por ejemplo, con las versiones de Outlook más recientes es relativamente fácil guardar los correos como PDF utilizando la función “Microsoft Print to PDF”. Cuanto más antiguo sea el cliente utilizado, mayores serán los rodeos que tendrás que dar. Así que es posible que tengas que recurrir al truco de convertir un correo a PDF con Word.

Pero esta no es la única razón por la que deberías considerar una actualización de las versiones más antiguas. Debido a las crecientes exigencias de la infraestructura informática y el progreso tecnológico, los programas también se someten a revisiones necesarias. Y, sobre todo, por razones de seguridad informática, no se debe ahorrar en el extremo equivocado y mantener siempre el software relativamente actualizado. El ejemplo de Office 2007 es muy ilustrativo: retira el software y busca alternativas contemporáneas para no dar ocasión de atacar a los posibles hackers.

Guardar datos, en este caso correos electrónicos, como PDF no es una función que se limite a Outlook. Ya hemos mencionado en esta guía que también se puede conseguir con Word. Pero también puedes convertir archivos en PDF con Excel.

Puedes abrir los archivos PDF con Adobe Acrobat Reader o con el correspondiente complemento del navegador. Si deseas editar archivos PDF, en lugar de solo visualizar la información en una especie de modo de solo lectura, encontrarás más información útil en el enlace facilitado.

Al convertir los correos a PDF, estos archivos pueden llegar a ser relativamente grandes, dependiendo del tamaño del correo. Por lo tanto, no está de más contar con una opción para reducir los archivos PDF. Con la información que aparece en el enlace, puedes mantener bajo el volumen de tu archivo de datos o cuidar las bandejas de entrada de tus destinatarios enviándoles archivos PDF comprimidos.

Si sueles almacenar información sensible en documentos PDF y quieres protegerlos aún más, deberías informarte sobre cómo cifrar un archivo PDF. De este modo, los documentos creados quedan nuevamente protegidos contra el acceso no autorizado y no pueden abrirse sin el correspondiente permiso.